Dowody księgowe

Jeżeli określone zdarzenie nie ma bezpośredniego wpływu na stan zasobów podmiotu, ani na wynik finansowy (nie jest przychodem, czy kosztem), wówczas nie będzie przedmiotem ewidencji księgowej.

Podpisanie umowy z bankiem o uruchomienie linii kredytowej, zawarcie umowy z pracownikiem, otrzymanie zamówienia na towary, to przykłady takich zdarzeń. Moment ich wystąpienia nie zmienia wartości aktywów, pasywów, nie wpływają one na zwiększenie przychodów, kosztów.

Jeśli zdarzenie gospodarcze ma wpływ na stan majątku podmiotu, wówczas staje się ono również operacją gospodarczą i podlega zapisaniu w księgach rachunkowych.

Moment, w którym podpisano umowę z pracownikiem nie był operacją gospodarczą, będzie nią dopiero wypłata wynagrodzenia.

Dowody księgowe potwierdzają przebieg operacji gospodarczej i stanowią pierwszy etap ewidencji księgowej. Na ich podstawie dokonuje się zapisów w księgach rachunkowych.

Każdy dowód księgowy musi zostać sprawdzony. Jakiekolwiek błędy w tych dokumentach mogą się zduplikować w księgach i ostatecznie sprawozdaniu finansowym. Dlatego zawsze sprawdź, czy dowód księgowy jest:

• Rzetelny – czy jest zgodny z faktycznym przebiegiem operacji gospodarczej
• Kompletny – posiada swój numer, wskazuje strony operacji, przedmiot i wartość operacji, wskazuje datę wystawienia dowodu i datę operacji gospodarczej
• Wiarygodny – nie posiada błędów rachunkowych, przeróbek, śladów po usuniętej treści

Istnieją dwie główne kategorie dowodów księgowych:

• Dowody zewnętrzne (z dodatkowym podziałem na własne i obce)
• Dowody wewnętrzne

Dowody zewnętrzne własne – przekazuje się je kontrahentom np. faktury sprzedaży, korekty faktur sprzedaży, paragony fiskalne.

Dowody zewnętrzne obce – pochodzą od kontrahentów np. faktury zakupu, korekty faktur zakupu, noty odsetkowe.

Dowody wewnętrzne – dotyczą operacji wewnątrz jednostki np. listy płac, polecenia księgowania.

W programie księgowym Krawiec FK, zostały wstępnie zdefiniowane następujące rodzaje dowodów księgowych:

• Faktura zakupu
• Faktura zakupu – korygująca
• Faktura sprzedaży
• Polecenie księgowania
• Raport kasowy
• Wyciąg bankowy

Możesz dostosować je do własnych potrzeb lub utworzyć własne definicje.

Sekcję Dowody księgowe (3) znajdziesz po wybraniu z górnego menu pozycji Księgowość (1) i przełączeniu zakładki na Ustawienia dla edytowanego podmiotu (2).

Nowy rodzaj dowodu księgowego dodasz używając przycisku ze znakiem plusa (4). Tryb edycji włączy się po kliknięciu konkretnej pozycji, prezentowanej w tabeli.

Tworząc nowy lub edytując istniejący rodzaj dowodu księgowego, zaznacz opcję Kontrola rozliczeń, dla dokumentów tworzących zobowiązania bądź należności, takich jak faktury czy rachunki.

Gdy opcja jest zaznaczona, wówczas system umożliwia wiązanie wpływów/wypływów rejestrowanych na rachunku bankowym, lub kasie, z tym rodzajem dowodów księgowych.

Jeżeli definicja rodzaju dowodu księgowego będzie miała zaznaczoną opcję Automatyczna numeracja, wówczas wprowadzając do systemu księgowego dokument tego typu, podpowiedziany zostanie jego kolejny numer.

Numer dokumentu może się składać z wielu elementów statycznych i dynamicznych. Ich układ definiujesz w polu Szablon numeru (2).

Element statyczny, to dowolny ciąg znaków z uwzględnieniem znaków białych (spacja). W poniższym przykładzie jest to ciąg „FS ” (po FS jest jeszcze spacja) oraz znak „/”.

Elementy dynamiczne, to zdefiniowane w programie słowa kluczowe. Podczas tworzenia numeru dokumentu zostaną one zastąpione konkretnymi, zmiennymi wartościami. Poniżej pełna lista słów kluczowych, które możesz wykorzystać do budowy szablonu numeru:

• nrkol – To numer kolejny, odliczany dla danego rodzaju dokumentu księgowego. W polu Następny numer dokumentu (1) ustawiasz numer, od którego rozpocznie się odliczanie
• rokobr – rok obrotowy prezentowany w formacie 4 cyfr
• rokkal – rok kalendarzowy prezentowany w formacie 4 cyfr
• mkal – miesiąc kalendarzowy prezentowany w formacie 1-2 cyfr

Klikając chmurkę suflera, wyświetlona zostanie podpowiedź wraz z listą słów kluczowych.
W polu podglądu (3) możesz sprawdzić ostateczny kształt tworzonego numeru dokumentu, już po zamianie słów kluczowych na konkretne wartości.

Kiedy tworzysz lub edytujesz rodzaj dokumentu księgowego i oznaczysz go jako dowód lub korekta sprzedaży (1), zostanie wyświetlona dodatkowa część formularza (2).

Dla dokumentów sprzedaży przewidziano dwa sposoby wprowadzania do systemu księgowego:

• uproszczony – jeśli faktura tworzona jest w innym systemie, a ty jedynie musisz ją zaksięgować
• kompletny – jeśli tworzysz kompletną fakturę, przeznaczoną do przekazania kontrahentowi

Wybór sposobu tworzenia dokumentu może być stały, po zaznaczeniu pola zapamiętaj i nie pytaj podczas pracy. Tą dyspozycję można w każdej chwili zmienić.

Jeżeli wybierzesz sposób tworzenia dokumentu jako kompletny (1), zyskasz dostęp do dodatkowych pól formularza, dotyczących prezentacji danych na fakturze, jako dokumencie pdf.

Szczególną uwagę zwróć na ustawienie metody obliczania kwoty VAT (2). Jedna i druga metoda jest poprawna. Sposób obliczeń wpływa czasami na groszowe różnice w wyliczonym VAT.