Konto księgowe

Do rejestracji operacji gospodarczych, mających wpływ na stan majątku, zobowiązań oraz wynik finansowy jednostki, służy konto księgowe.

W części kursu, omawiającej Dowody księgowe, napisano: „Jeśli zdarzenie gospodarcze ma wpływ na stan majątku podmiotu (…) podlega zapisaniu w księgach rachunkowych.”

Ten zapis realizowany jest właśnie za pomocą konta księgowego, które jest podstawowym urządzeniem ewidencyjnym systemu rachunkowości. System ten składa się z wielu kont księgowych, a każde z nich grupuje jednorodne operacje gospodarcze.

W średniowieczu, kupcy prowadzili swoje rozrachunki w systemie zapisu jednostronnego, w jednej kolumnie. Kiedy dług powstawał, wpisywany był do księgi i skreślany po uregulowaniu. Nie był to system doskonały, posiadał wiele wad, między innymi niemożność odnotowania częściowej spłaty.

Z biegiem czasu system ewoluował do postaci zapisu dwustronnego, w dwóch kolumnach. Do pierwszej kolumny wprowadzano kwotę długu, a do drugiej kwotę spłaty.

Idea zapisu dwustronnego przetrwała próbę czasu i jest stosowana w teraźniejszej rachunkowości.

Do celów edukacyjnych, budowę konta księgowego najlepiej przedstawić w układzie graficznym, tzw. teowym

Każde konto księgowe ma taką samą konstrukcję i składa się z następujących elementów:

• nazwy – jednoznacznie wskazującej na rodzaj ewidencjonowanej operacji gospodarczej
• oznaczenia cyfrowego – wskazującego umiejscowienie w planie kont
• z dwóch stron – lewa strona nazywa się stroną Debet (Dt) lub Winien (Wn). Prawa strona konta nazywa się stroną Credit (Ct) lub Ma (Ma)
• salda początkowego (Sp.)
• obrotów konta
• salda końcowego (Sk.)

Saldo, to różnica między sumami zapisów stron konta księgowego. Saldo przedstawia stan składnika, ewidencjonowanego na tym koncie, na dany dzień (np. stan gotówki w kasie, salda rozrachunków z kontrahentami).

Saldo początkowe (Sp.) – każde konto księgowe otwierane jest z określonym saldem początkowym, które odzwierciedla stan aktywów lub pasywów na początku okresu rozliczeniowego. Saldo końcowe bieżącego okresu sprawozdawczego jest jednocześnie saldem początkowym następnego okresu sprawozdawczego.

Obroty konta – zapisane po stronie debetowej (Winien) lub po stronie kredytowej (Ma) operacje gospodarcze, które miały miejsce w trakcie okresu rozliczeniowego.

Saldo końcowe (Sk.) – obliczane jest na koniec okresu. Jest to różnica między obrotami stron konta z uwzględnieniem kwoty salda początkowego.

Saldo początkowe, jak i saldo końcowe, może być:

• debetowe – gdy obroty po stronie „Winien” są większe od obrotów po stronie „Ma”
• kredytowe – gdy obroty po stronie „Ma” są większe od obrotów po stronie „Winien”
• zerowe – gdy po stronach „Winien” oraz „Ma” występują te same kwoty.

Operacje przeprowadzane na poszczególnych stronach konta, posiadają swoje specyficzne nazewnictwo.

Kiedy zapis realizowany jest po lewej stronie konta księgowego (Debet), możesz spotkać się z takimi określeniami jak:

• debetowanie konta
• obciążanie konta
• zapisywanie w ciężar konta

Zapis realizowany po prawej stronie konta księgowego (Credit), nazywa się:

• kredytowaniem konta
• uznawaniem konta
• zapisywaniem na dobro konta

Podstawowy podział kont księgowych obejmuje konta bilansowe i wynikowe. Konta bilansowe odzwierciedlają bilans firmy, a wynikowe – jej rachunek zysków i strat.

Konta bilansowe dzielą się na konta aktywów, pasywów oraz aktywno-pasywne. 

Konta wynikowe obejmują konta przychodów i kosztów.

Wyjątkowym kontem w systemie rachunkowości jest konto wynik finansowy. Jest ono jedynym kontem o charakterze bilansowo-wynikowym, ponieważ jego saldo końcowe jest prezentowane zarówno w bilansie, jak i rachunku zysków i strat.

Konta bilansowe czerpią swoje początkowe salda z bilansu otwarcia, który pokazuje stan zasobów firmy i ich źródła na początku okresu. Końcowe salda tych kont są widoczne w bilansie zamknięcia na koniec okresu rozliczeniowego.

Działanie konta bilansowego zależy od tego, czy reprezentuje aktywa czy pasywa.

Konta aktywów mają saldo początkowe po stronie Winien. Zwiększenia tego konta księguje się też po stronie Winien. Zmniejszenia księguje się po stronie Ma. Saldo końcowe tego konta jest po stronie Winien.

Konta pasywów działają odwrotnie niż konta aktywów. Saldo początkowe występuje po stronie Ma. Zwiększenia księguje się po stronie Ma. Zmniejszenia księguje się po stronie Winien. Saldo końcowe jest po stronie Ma.

Konta wynikowe zwykle nie mają sald początkowych i końcowych. Nie mają ich, bo na początku okresu nie ma jeszcze przychodów i kosztów bieżącego okresu.

Brak sald końcowych wynika z przeniesienia ich na koniec okresu na konto „Wynik finansowy”. Przez to konta przychodów i kosztów są rozliczone, a obroty Winien równają się obrotom Ma.

Zwiększenia kosztów księguje się po stronie Winien, a ewentualne zmniejszenia po stronie Ma.

Konta przychodów działają odwrotnie do kont kosztów. Zwiększenia przychodów księguje się po stronie Ma, a ewentualne zmniejszenia po stronie Winien.

Konta pozabilansowe służą do rejestrowania zasobów, które nie są w bilansie, ale firma chce je kontrolować. Mogą to być np. zobowiązania warunkowe, obce zapasy itp.

Konta rozliczeniowe pomagają rozliczyć jakiś proces. Nie mają salda końcowego, bo procesy, które ewidencjonują, są rozliczane w trakcie okresu. Typowe konta to: rozliczenie zakupu, rozliczenie kosztów.

Konta korygujące nie występują samodzielnie, ale zawsze z kontami bilansowymi, którym pomagają.

Ich zadaniem jest korygowanie salda konta głównego. Powstają przez pionowy podział konta głównego (o podziale kont w dalszej części kursu). Przykładem pary konta głównego i korygującego jest konto „Środki trwałe” i konto „Odpisy umorzeniowe środków trwałych”.