Segregatory

Każdy dokument wprowadzony do systemu księgowego przypisany jest do konkretnego segregatora.

Segregatory umożliwiają dowolne grupowanie dokumentów, co przekłada się na możliwość sporządzania niestandardowych zestawień z poziomu Księgi dokumentów.

Dzięki takim mechanizmom jak możliwość tworzenia zestawień dokumentów należących do wybranego segregatora, indywidualna numeracja dokumentów segregatora, możliwość sumowania dokumentów segregatora, zyskujemy funkcjonalność dzienników tematycznych.

Ta funkcjonalność jest kluczowa w przypadku rozliczania projektów.

Z górnego menu wybierz pozycję Księgowość (1), przejdź do zakładki Ustawienia dla edytowanego podmiotu (2) i rozwiń sekcję Segregatory (3)

Podczas tworzenia pierwszego roku obrotowego, program Krawiec dodaje do systemu pierwszy, ogólny segregator.

Możesz utworzyć dowolną ilość dodatkowych segregatorów. W sekcji Segregatory kliknij ikonę plusa, znajdującą się pod tabelą segregatorów. W oknie Dodawanie nowego segregatora wypełnij pola:

• Symbol segregatora – krótkie, czytelne oznaczenie o długości nie przekraczającej 100 znaków
• Nazwa pełna – nie pozostawiający wątpliwości opis zawartości

Po użyciu przycisku Dodaj, segregator zostanie utworzony.

Często stosowaną praktyką jest nadawanie numerów porządkowych dla dokumentów segregatora.

Numerowanie włączysz zaznaczając opcję Indywidualne numery dla dokumentów segregatora (1)

Zaznaczenie numerowania (1) spowoduje wyświetlenie dodatkowej opcji jaką jest automatyczna numeracja (2). Tworzony numer może się składać z wielu elementów statycznych i dynamicznych. Ich układ definiujesz w polu Szablon numeru (4).

Element statyczny, to dowolny ciąg znaków z uwzględnieniem białych znaków (spacji). W poniższym przykładzie jest to ciąg „WM ” (po WM jest jeszcze spacja), znak „ – ” ze spacjami oraz znak „/”.

Elementy dynamiczne, to zdefiniowane w programie słowa kluczowe. Podczas tworzenia numeru dla dokumentu segregatora zostaną one zastąpione konkretnymi, zmiennymi wartościami. Poniżej pełna lista słów kluczowych, które możesz wykorzystać do budowy szablonu numeru:

• nrkol – To numer kolejny, odliczany dla danego segregatora. W polu Następny numer dokumentu (3) ustawiasz numer, od którego rozpocznie się numerowanie.
• rokobr – rok obrotowy prezentowany w formacie 4 cyfr
• rokkal – rok kalendarzowy prezentowany w formacie 4 cyfr
• mkal – miesiąc kalendarzowy prezentowany w formacie 1-2 cyfr

Słowa kluczowe możesz wpisywać ręcznie, lub dodawać przyciskami (5).

W polu podglądu (6) sprawdzisz ostateczny kształt tworzonego numeru, już po zamianie słów kluczowych na konkretne wartości.

W sekcji Segregatory kliknij wybraną pozycję (1), aby uruchomić tryb jej edycji.

W porównaniu do okna dodawania nowego segregatora, okno edycji (2) zawiera dwa dodatkowe elementy:

• Segregator archiwalny (3) – Wprowadzając do systemu księgowego nowy dokument, z listy rozwijanej wybierasz dla niego segregator. Zaznaczenie opcji Segregator archiwalny, wyłącza jego widoczność na liście dostępnych segregatorów.
• Usuń segregator (4) – przycisk umożliwia usunięcie segregatora pod warunkiem, że nie są do niego przypisane dokumenty.