Konstrukcja programu księgowego Krawiec FK, umożliwia obsługę wielu różnych firm i organizacji. Bezpośrednio po instalacji programu, dostępna jest przykładowa Fundacja „Małego Odkrywcy”.

W tej części kursu pełnej księgowości, omówione zostanie dodawanie nowego podmiotu do programu i późniejsze nim zarządzanie.

Podstawowe definicje

Na potrzeby omawianych zagadnień, kilka uproszczonych (do tych tematów wrócimy) definicji:

  • konto księgowe – służy do grupowania jednorodnych operacji gospodarczych. Każde konto posiada swoją nazwę oraz symbol. Przykładowo konto o nazwie „Usługi obce” posiadające symbol „403” będzie grupowało koszty usług obcych, wykonywanych na rzecz działalności podstawowej jednostki.
  • plan kont – to nic innego jak uporządkowany zbiór kont księgowych, przyjęty w jednostce układ kont księgowych.
  • rok obrotowy – okres rozliczeniowy, za który sporządzisz sprawozdanie finansowe, składający się zwykle z dwunastu kolejno następujących po sobie miesięcy, najczęściej pokrywających się z rokiem kalendarzowym.
  • pierwszy rok obrotowy – liczony od dnia rozpoczęcia działalności do końca roku. W przypadku, kiedy podmiot rozpoczął działalność w drugiej połowie roku, wówczas rok obrotowy można zakończyć tego samego roku lub na koniec następnego.

Dodawanie nowego podmiotu

Przejdź do zakładki Ustawienia programu, rozwiń sekcję Podmioty i kliknij przycisk Dodaj nowy podmiot

Przycisk dodawania nowego podmiotu

Uzupełnij formularz danymi podmiotu wprowadzając kolejno:

  • nazwę pełną i skróconą
  • dane siedziby
  • dane kontaktowe
  • dane rejestrowe
  • nazwę właściwego urzędu skarbowego

Te pola nie wymagają dodatkowych wyjaśnień.

Uzupełnianie formularza danymi podmiotu gospodarczego

Omówienia wymagają Ustawienia polityki finansowej, gdzie określasz wstępną budowę planu kont oraz parametry pierwszego roku obrotowego. Na podstawie wprowadzonych danych, zbudowane zostanie środowisko dla nowego podmiotu.

Późniejsza zmiana parametrów pierwszego roku obrotowego nie będzie możliwa, a źle dobrany plan kont przysporzy Ci więcej pracy przy jego dostosowaniu.

Plan Kont optymalizowany dla – do wyboru 3 opcje, dla klasycznej spółki z o.o. wybierz Firmę Produkcyjno-Handlowo-Usługową, dla NGO opcję z działalnością gospodarczą lub bez działalności.

Wybór predefiniowanego planu kont

Data rejestracji w KRS (rozpoczęcia działalności) oraz Pierwszy dzień bilansowy. Te dwie daty określą pierwszy rok obrotowy. Teraz musisz przyjąć taktykę dopasowaną do sytuacji.

Jeżeli jednostka powstała wiele lat temu

I nie będziesz wprowadzać dokumentów z lat poprzednich, rozpoczęcie działalności można określić na dzień 1 grudnia, a pierwszy dzień bilansowy na 31 grudnia roku poprzedzającego rok, w którym chcesz rozpocząć pracę. Ma to ścisły związek ze sposobem wprowadzenia początkowego bilansu otwarcia, co zostanie szczegółowo omówione w kolejnych częściach kursu.

Przykładowo, firma powstała w 2001 roku, była rozliczana w innym systemie, jej rok obrotowy trwa od 1 stycznia do 31 grudnia. Chcesz wprowadzić do programu Krawiec cały rok 2024. Datę rejestracji w KRS wpisz jako 1 grudzień 2023, pierwszy dzień bilansowy jako 31 grudzień 2023.

Jeżeli jednostka właśnie się utworzyła

Podejmujesz decyzję, co do daty dnia bilansowego. Zazwyczaj datę tą ustawia się na 31 grudzień, ustalając tym samym rok obrotowy jednostki na zgodny z rokiem kalendarzowym. Program umożliwia oczywiście określenie roku obrotowego w dowolnym przedziale. Data dnia bilansowego jest dla programu podstawą, do automatycznego określania kolejnych lat obrotowych.

Pierwszy rok obrotowy, zgodnie z ustawą o rachunkowości, może być dłuższy niż 12 miesięcy. Spójrzmy na Art. 3 pkt 1.9 ustawy:

Ilekroć w ustawie jest mowa o: (…) roku obrotowym – rozumie się przez to rok kalendarzowy lub inny okres trwający 12 kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych, stosowany również do celów podatkowych. (…) Jeżeli jednostka rozpoczęła działalność w drugiej połowie przyjętego roku obrotowego, to można księgi rachunkowe i sprawozdanie finansowe za ten okres połączyć z księgami rachunkowymi i sprawozdaniem finansowym za rok następny. (…)”.

Jeżeli zdecydujesz się na takie połączenie, program umożliwi obsługę pierwszego roku obrotowego o okresie dłuższym niż 12 miesięcy.

Określanie dat dla pierwszego roku obrotowego

Po wypełnieniu formularza użyj przycisku Zapisz nową firmę

Zapisz dane nowej firmy

Nowy podmiot został zapisany. Zwróć uwagę, że nie oznacza to zmiany Obszaru pracy, czyli podmiotu do którego nastąpiło logowanie.

Lista wszystkich podmiotów gospodarczych zdefiniowanych w programie do pełnej księgowości

Jeśli chcesz rozpocząć pracę w nowo dodanej jednostce, zamknij program Krawiec. Przy ponownym logowaniu do programu, wybierz właściwy podmiot z listy rozwijanej.

Ponowne logowanie do programu księgowego gdzie następuje wybór podmiotu do bsługi księgowej

Edycja podmiotu

Przejdź do zakładki Ustawienia programu, rozwiń sekcję Podmioty. W tabeli kliknij właściwą pozycję, dzięki czemu nastąpi jej zaznaczenie. Użyj przycisku Edytuj

Wybór podmiotu gospodarczego do edycji

Okno edycji zawiera formularz podobny do formularza dodawania nowej jednostki z tym, że nie posiada możliwości zmiany ustawień dla pierwszego roku obrotowego. Jego edycja możliwa jest wyłącznie poprzez usunięcie błędnie utworzonego podmiotu i jego ponowne dodanie.

Po zakończonej edycji, zapisz zmiany.

Usunięcie podmiotu

Przy tej czynności jest jedno ograniczenie. Obszar pracy, czyli jednostka wybrana przy logowaniu do programu, nie może być podmiotem usuwanym.

Załóżmy, że chcesz usunąć przykładową Fundację „Małego Odkrywcy” i dodać swój podmiot. Kolejność byłaby następująca:

  1. Utworzenie nowego podmiotu
  2. Zalogowanie do nowego podmiotu
  3. Usunięcie Fundacji „Małego Odkrywcy”

Aby usunąć podmiot przejdź do zakładki Ustawienia programu, rozwiń sekcję Podmioty. W tabeli kliknij właściwą pozycję, dzięki czemu nastąpi jej zaznaczenie. Użyj przycisku Usuń

Importowanie jednego lub wielu podmiotów

Jeżeli posiadasz archiwum danych programu Krawiec FK, możesz wczytać z niego wybraną lub wszystkie jednostki. Więcej na ten temat w poradnikach:
Jak wyeksportować i zaimportować dane jednego podmiotu
Jak przywrócić dane z archiwum