Sekcja „Dowody księgowe”, służy do zarządzania i definiowania stosowanych w jednostce dowodów księgowych.
Dodawanie nowego rodzaju
Nową definicję dowodu tworzymy wybierając ikonę „Dodaj nowy rodzaj dowodu księgowego”. W otwartym oknie podajemy następujące dane:
– symbol, skrót rodzaju dokumentu – dwu, trzy literowe oznaczenie w stylu FVZ, RA, WB
– pełna nazwa – np. Faktura VAT zakupu, Rachunek, Wyciąg bankowy
– zaznaczamy, czy dokument ma mieć włączoną auto-numerację – jeżeli TAK, to numeracja rozpocznie się od numeru podanego w polu „Następny numer dokumentu”. Szablon numeru można budować w sposób dowolny, wykorzystując następujące skróty: nrkol – kolejny numer dokumentu, rokobr – rok obrotowy, rokkal – rok kalendarzowy, mkal – miesiąc kalendarzowy. Skróty zamienione zostaną automatycznie na wskazywane wartości. Poprawność budowanego numeru oceniamy w polu „Podgląd tworzonego numeru”.
– określamy, kto jest wystawcą dokumentu, zaznaczając odpowiednio „dowód obcy” lub „dowód własny”
– „dowód zakupu”, „dowód sprzedaży”, „inny” – wskazujemy do której grupy będą należały dokumenty edytowanego rodzaju.
– kontrola rozliczeń – to pole zaznaczamy dla dokumentów tworzących zobowiązania bądź należności, takich jak np. faktury czy rachunki. Kontrola rozliczeń umożliwia monitoring aktualnego stanu zobowiązania (bądź należności) względem kontrahenta, którego dokument dotyczy.
Dodatkowe ustawienia dla dokumentów sprzedaży
Oznaczenie tworzonego rodzaju jako „dowód lub korekta sprzedaży” odsłania dodatkowe elementy formularza „Ustawienia dokumentu sprzedaży”.
Podstawowym ustawieniem jest tu „sposób tworzenia dokumentu” – uproszczony lub kompletny.
Uproszczony sposób tworzenia dokumentu polega na określaniu jego kwoty poprzez składowe, przypisane do poszczególnych operacji gospodarczych. Jest to szybki sposób na wprowadzanie do systemu księgowego dokumentów istniejących.
Kompletny sposób tworzenia dokumentu umożliwia zbudowanie klasycznej faktury, rachunku, paragonu itp. Kwota dokumentu tworzona jest z pozycji pobieranych z katalogu towarów i usług. Brakujące towary lub usługi można dodawać do katalogu w trakcie tworzenia dokumentu sprzedaży.
Kompletny sposób tworzenia umożliwia wygenerowanie dokumentu w postaci pliku pdf, dlatego jego zaznaczenie odsłoni kolejne pola formularza, w których określić można dodatkowe parametry jego budowy.
Użycie przycisku „Zapisz” dodaje nowy rodzaj dowodu księgowego do programu.
Edycja i usuwanie
Edycja możliwa po wybraniu lewym przyciskiem myszki interesującego nas rodzaju, którego dokonujemy z pozycji głównego okna sekcji „Dowody księgowe”. Pozycje oznaczone jako systemowe, mają ograniczony zakres edycji.
Będąc w trybie edycji, mamy dostęp do opcji kasowania edytowanego rodzaju dokumentu. Opcja nie będzie aktywna, jeżeli w Księdze dokumentów mamy już wprowadzony dokument danego rodzaju, lub należy on do grupy elementów systemowych.