Główne okno sekcji „Plan kont”, umożliwia przegląd jego aktualnej struktury, wybór konta do edycji oraz przygotowanie dokumentu Plan kont pdf. Z tego poziomu możemy również dodać dodatkowy zespół kont o numerze 9. Jest on stosowany w niektórych jednostkach jako magazyn kont pozabilansowych.
Przegląd wspierany jest przez filtr, ograniczający zakres prezentowanych danych. Istnieje możliwość ich zawężenia, do konkretnego zespołu kont oraz typu (analityka, syntetyka). Można również wyszukać konta zawierające w swojej nazwie wpisaną frazę.
Przygotowanie dokumentu pdf, zawierającego Plan kont aktualnego roku obrotowego, możliwy jest poprzez wybranie ikony „Przygotuj wydruk”. Szczegółowość dokumentu, zgodna będzie z aktualnym ustawieniem filtra podglądu, możemy zatem przygotowywać dowolne układy wydruków/dokumentów.
Program księgowy Krawiec FK (program finansowo księgowy dla firm, biur rachunkowych, stowarzyszeń i fundacji), wyposażony został w gotowy Plan kont dla Stowarzyszenia, plan kont dla Fundacji, czy plan kont dla Organizacji Pozarządowej.
Dodawanie nowego konta, poprawianie danych istniejącego konta, kasowanie konta – to operacje możliwe do wykonania z poziomu edycji wybranego konta. Wyboru dokonujemy lewym przyciskiem myszki.
Aby dodać nowe konto, musimy zatem w pierwszej kolejności dokładnie oznaczyć jego miejsce docelowe. Jeżeli chcemy umieścić nasze konto bezpośrednio w zespole nr „0”, wybieramy konto nr „0”, a w nim ikonę „Dodaj konto podrzędne”. Jeżeli jednak, zaplanowaliśmy rozszerzyć istniejące konto zespołu „0”, ikonę dodawania konta podrzędnego wybieramy z okna edycji konta, które bezpośrednio zostanie kontem nadrzędnym. Ikony „Dodaj konto podrzędne”, nie znajdziemy podczas edycji konta analitycznego.
Proces tworzenia nowego konta, wymaga podania jego nazwy i numeru oraz określenia rodzaju (syntetyczne, analityczne). W zależności od wybranego rodzaju, mamy możliwość zaznaczenia dodatkowych opcji. Dla kont analitycznych możemy włączyć blokadę przenoszenia salda końcowego roku na saldo początkowe roku następnego, a dla kont syntetycznych, dodatkowo:
– blokadę bezpośredniego księgowania – podczas próby księgowania na takie konto, otrzymamy stosowny komunikat. Blokada, może zostać czasowo anulowana podczas samego księgowania (zaznaczenie opcji „Wyłącz ograniczenia księgowania”).
– oznaczyć konto jako rozrachunkowe – konto syntetyczne oznaczone jako rozrachunkowe, będzie podpowiadane na liście rozwijanej, podczas procesu dodawania nowego kontrahenta, jako konto nadrzędne dla jego analityki.
– oznaczyć konto jako pozabilansowe (konta analityczne, dziedziczą swoją „pozabilansowość” po koncie nadrzędnym).
Podczas tworzenia nowego konta, wypełnijmy okienko „Opis dla celów polityki finansowej”. Dane tu zawarte zostaną wykorzystane podczas generowania dokumentu Polityki Rachunkowości dla edytowanej jednostki. Pewną podpowiedzią, co do zakresu i stylu opisu, może być wcześniejsza analiza istniejących opisów kont.
Okienko dodawania nowego konta zostało dodatkowo wzbogacone o rozwijaną listę, zawierającą obecną strukturę Planu kont (cały Plan kont), co może być pomocne podczas określania nazwy i numeru dla tworzonego konta.
Numer nowego konta tworzymy, podając jedynie jego ostatni, numeryczny człon. Kompletny numer widzimy od razu w polu „Podgląd kompletnego numeru”.
Edycja danych istniejącego konta jest w pewnym zakresie ograniczona. Możemy tu przede wszystkim poprawić jego nazwę i opis oraz zdecydować o jego usunięciu. Szereg właściwości konta ustalanych jest automatycznie, na podstawie rzeczywistej roli jaką konto w systemie spełnia.
Jeżeli dane konto jest bezpośrednio przypisane do pozycji zestawienia finansowego, określonego jako bilans, będzie kontem bilansowym, jeżeli do Rachunku Zysków i Strat, będzie kontem wynikowym, a przypisanie do kontrahenta uczyni je kontem rozrachunkowym. Konwencja przyjęta w programie ma służyć nam, twórcom systemu księgowego jednostki, w szybkim i jednoznacznym określeniu roli danego konta na podstawie faktycznie pełnionej funkcji.
Usuwanie istniejącego konta. Kiedy konta nie możemy usunąć? Przede wszystkim wtedy, kiedy posiada swoje konta podrzędne lub ma już zarejestrowane księgowania. Nie usuniemy również konta przypisanego do kontrahenta, czy utworzonego zestawienia finansowego, w tym Bilansu i RZiS. Wszelkie ograniczenia w tym zakresie, przejawiają się brakiem aktywności pola „Skasuj to konto”.