Sekcja „Segregatory”, to centrum zarządzania tworzonymi na potrzeby jednostki segregatorami. Każdy dokument wprowadzony do Księgi Dokumentów programu Krawiec, przypisany jest do konkretnego segregatora.
Segregatory jako dzienniki tematyczne. Dzięki takim mechanizmom jak możliwość tworzenia zestawień dokumentów należących do wybranego segregatora, indywidualna numeracja dokumentów segregatora, możliwość sumowania dokumentów segregatora, zyskujemy funkcjonalność dzienników tematycznych.
Warto zaznaczyć, że segregator nie musi oznaczać tekturowego organizera – równie dobrze może wskazywać na katalog naszego systemu komputerowego, w którym przechowujemy elektroniczne wersje dowodów księgowych.
Dodawanie nowego segregatora
Aby dodać nowy segregator, wybieramy lewym przyciskiem myszki ikonę „Dodaj nowy segregator”, z poziomu okna głównego sekcji.
W otwartym oknie „Dodawanie nowego segregatora” wprowadzamy następujące dane:
– Symbol segregatora
Krótkie oznaczenie, można je określić jako oznaczenie na grzbiecie. Będzie ono wykorzystywane w listach rozwijanych, za pomocą których, możliwy będzie wybór segregatora dla wprowadzanego dokumentu.
– Nazwa pełna
Dokładny opis zawartości
– Indywidualne numery dla dokumentów segregatora
Zaznaczenie tej opcji umożliwia nadawanie wprowadzanym dokumentom dodatkowej numeracji, niezbędnej przy rozliczaniu np. projektów.
– Auto-podpowiedź dla kolejnego numeru dokumentu
Ta opcja jest widoczna przy zaznaczeniu „Indywidualne numery dla dokumentów segregatora”. Jej zaznaczenie aktywuje kolejne pola za pomocą których zbudujemy szablon podpowiadanego numeru.
– Następny numer dokumentu
Każdy, nawet najbardziej wymyślny szablon numeru np. PJ7/2016/11-1 zawierać musi w swojej konstrukcji numer porządkowy. W tym polu określamy jaki numer porządkowy zostanie podpowiedziany dla kolejnego wprowadzanego dokumentu. Dla przykładu, jeżeli wpisany zostanie numer 6, to będąc w księdze dokumentów, wprowadzając nowy dokument, po wybraniu z listy rozwijanej tego segregatora podpowiedziany zostanie numer PJ7/2016/11-6 – zakładając oczywiście, że taki szablon zbudowaliśmy i ostatni jego numer to numer porządkowy. Każdy dokument przypisany do tego segregatora zwiększy automatycznie jego numer porządkowy o 1.
– Szablon numeru
W tym polu określamy składowe naszego numeru. Zastosowano tu mechanizm słów kluczowych reprezentujących konkretne, zmienne wartości. Poniżej ich wykaz:
nrkol – reprezentuje numer porządkowy i musi wystąpić w budowanym szablonie
rokkal – zamienione zostanie na aktualny rok kalendarzowy np. 2016
rokobr – zamienione zostanie na aktualny rok obrotowy np. 2016
mkal – zamienione zostanie na aktualny numer miesiąca kalendarzowego np. 11
Przykładowo, aby uzyskać numer o konstrukcji PJ7/2016/11-1, należałoby zbudować taki szablon PJ7/rokkal/mkal-nrkol
– Grupa przycisków „wstaw skrót/kod elementu do szablonu”
Użycie przycisku wprowadza odpowiednie słowo kluczowe do pola „Szablon numeru” co ułatwia tworzenie szablonu. Użycie przycisków jest opcjonalne, kody można wpisywać z klawiatury.
– Podgląd tworzonego numeru
Podgląd budowany jest w czasie rzeczywistym, reaguje na każdą zmianę w polach „ Następny numer dokumentu” i „ Szablon numeru”. Słowa kluczowe zamieniane zostają na reprezentowane wartości dzięki czemu widzimy ostateczny kształt numeru.
Edycja i usuwanie segregatora
Aby edytować segregator wybieramy go z tabeli segregatorów lewym przyciskiem myszki. Otwarte okno edycji prawie nie rożni się swoją budową od okna dodawania nowego segregatora. Nowym elementem okna jest:
– Segregator archiwalny
Zaznaczenie tej opcji powoduje usunięcie symbolu segregatora z list rozwijanych księgi dokumentów. W praktyce oznacza to, że do tego segregatora nie będzie można przypisać nowego dokumentu. W każdej chwili możemy to jednak zmienić i przywrócić go do normalnej pracy. Opcja przydatna dla ukrywania segregatorów z lat ubiegłych.
– Przycisk „Usuń segregator”
Likwidacja możliwa tylko dla segregatorów bez przypisanych dokumentów.