Księga dokumentów stanowi pierwsze ogniwo w systemie wprowadzania i księgowania dokumentów. Nie można zaksięgować dowodu, który nie istnieje w Księdze dokumentów.

Rola Księgi dokumentów programu Krawiec, nie sprowadza się jedynie do operacji na zbiorze dowodów księgowych. W tym miejscu możemy wygenerować dokumenty pdf sprzedaży, zaksięgowanego PK, czy zbiorczy dokument dekretacji.

W głównym oknie sekcji „Księga dokumentów” wydzielono następujące grupy:

1. Wprowadź nowy dokument

Dodawanie nowego dokumentu rozpoczynamy od wybrania rodzaju dowodu księgowego. W przypadku braku definicji interesującego nas rodzaju, wywołujemy okno jego dodawania przy pomocy ikony ze znakiem „+”.

Należy zauważyć, że formularz dodawania nowego dokumentu zmienia się w zależności od wybranego rodzaju dowodu. W tym miejscu przyjrzyjmy się bliżej logice budowy podstawowych typów dokumentów:

Dokumenty zakupu

Określamy w nich numer dokumentu, oznaczenie dokumentu, oznaczenie rodzaju transakcji, kwotę (do niej za chwilę wrócimy) oraz daty operacji, dokumentu i płatności. Za pomocą list rozwijanych lub okien dialogowych wybieramy kontrahenta oraz segregator do którego dokument trafi. Jeśli segregator będzie posiadał włączoną numerację wewnętrzną, będziemy mogli wprowadzić dodatkowy numer lub zostanie on zaproponowany zgodnie ze zdefiniowanym w segregatorze szablonem. Uzupełniamy pole opisu dokumentu i określamy osobę dokonującą sprawdzenia merytorycznego. Przy wprowadzaniu dokumentu z omawianego rodzaju, mamy jeszcze możliwość zaznaczenia opcji, aby program umieścił w naszym terminarzu przypomnienie o terminie płatności tego dokumentu.

W przypadku dokumentów oznaczonych jako dowód zakupu lub sprzedaży, sumaryczną kwotę dokumentu budujemy poprzez dodawanie kwot składowych przypisanych do konkretnych operacji gospodarczych. Użycie przycisku „Dodaj kwotę” otwiera okienko wyboru rodzaju operacji i pól dla kwot netto, VAT czy brutto. Zawartość okienka zmienia się w zależności od ustawień rodzaju płatnika (płatnik czynny lub zwolniony z VAT) oraz operacji występujących w jednostce. Parametry te określamy w zakładce „Księgowość”, pod zakładce „Ustawienia dla edytowanego podmiotu” sekcji „Włączanie i konfiguracja obsługi VAT”. Ustawienia te są kluczowe dla wygody wprowadzania dokumentów w związku z powyższym, każde użycie przycisku „Dodaj kwotę” uruchomi okienko informacyjne zachęcające do konfiguracji tych parametrów (tam również możliwość jego wyłączenia).

Dokumenty sprzedaży

Formularz dodawania zawiera elementy jak dla dokumentu zakupu.

Elementy dodatkowe, to pole kwoty zapłaconej oraz przełącznik umożliwiający określenie sposobu tworzenia dokumentu:
– uproszczony, służący jedynie rejestracji w systemie księgowym – kwoty wprowadzone zostaną w sposób analogiczny jak dla dokumentu zakupu, poprzez dodawanie kwot składowych przypisanych do konkretnych operacji gospodarczych.
– kompletny dokument sprzedaży zawierający pozycje towarów i usług – pozycje wybierane będą z katalogu zdefiniowanych towarów i usług. Istnieje możliwość dodawania elementów do katalogu podczas budowy dokumentu sprzedaży.

Utworzenie kompletnego dokumentu sprzedaży umożliwia wygenerowanie dokumentu pdf zawierającego wszystkie elementy klasycznej faktury.

Możliwe jest zdefiniowanie dodatkowych pól tekstowych, czy ukrycie danych kupującego (paragon). W przypadku czynnych płatników VAT określić można sposób obliczania kwoty VAT dokumentu wychodząc od wartości sprzedaży netto lub brutto.

Każdy zdefiniowany w programie rodzaj dokumentu sprzedaży może posiadać indywidualne cechy edytowane w zakładce „Księgowość”, pod zakładce „Ustawienia dla edytowanego podmiotu” sekcji „Dowody księgowe”.

Wyciągi bankowe (WB) i raporty kasowe (RK)

Określamy w nich numer i datę dokumentu. Z list rozwijanych wybieramy rachunek bankowy (bądź kasę), którego(-ej) dokument dotyczy oraz segregator do którego zostanie wpięty. Zaznaczamy fakt sprawdzenia pod względem merytorycznym. To są dane ogólne całego dokumentu, natomiast jego ciałem, jest tabelka „pozycje dokumentu”. Dane wprowadzamy wybierając przycisk „Dodaj pozycje”, a są to numer pozycji, data operacji, kwota i opis. Należy zwrócić szczególną uwagę na pole kwoty – WB i RK, to jedyne dokumenty, w których kwotę obciążenia wpisywać należy ze znakiem minusa.

W programie Krawiec, każda pozycja wyciągu bankowego lub raportu kasowego, traktowana jest w pewnym stopniu jako niezależny dokument. Zdecydowanie poprawia to jakość dekretowania, komfort księgowania oraz przejrzystość zapisów.

Polecenia księgowania

Polecenie księgowania, jest szczególnym typem dokumentu, tworzonym fizycznie (pdf) bezpośrednio przez program Krawiec. Księga dokumentów jest dla tego dokumentu miejscem, w którym jest inicjowany, a po operacji księgowania, fizycznie tworzony.

Aby dodać, utworzyć nowy dokument Polecenia księgowania, wypełniamy jedynie kilka ogólnych pozycji, takich jak numer dokumentu, data i opis. Pozostaje jeszcze wybór segregatora i zaznaczenie, że dokument został sprawdzony pod względem merytorycznym. I to wszystko. Dokument należy zapisać i przeprowadzić proces księgowania, gdzie w praktyce utworzona zostanie jego właściwa treść. Bezpośrednio po zaksięgowaniu zostanie wygenerowany pdf. Jego tworzenie możemy również wywołać z grupy „Operacje na zaznaczonym rekordzie” Księgi dokumentów (opis w punkcie 4).

2. Filtr podglądu

Filtr podglądu umożliwia określenie zakresu dokumentów prezentowanych w tabeli danych. Wyniki zawęzić można do dokumentów wybranego okresu (edytowanego miesiąca lub całego roku), przynależności do wybranego segregatora oraz rodzaju dokumentu. Zmiana ustawienia natychmiast widoczna jest w tabeli danych.

3. Tabela danych zgodna z filtrem

Tabela danych zawiera chronologiczny wykaz wprowadzonych do programu dowodów księgowych w zakresie zgodnym z aktualnymi ustawieniami filtra podglądu. Dokumenty prezentowane w tabeli danych możemy dowolnie sortować. W tym celu wystarczy wybrać lewym przyciskiem myszki nagłówek kolumny, względem której sortowanie ma się odbyć. Ponowny wybór nagłówka tej samej kolumny, przełączy tryb sortowania na rosnący/malejący. Kolumna i tryb sortowania oznaczone zostaną graficznie. Sortowanie wyników prezentowanych w tabeli nie ma wpływu na kolejność dokumentów na wydrukach zestawień.

Wybranie dokumentu (wiersza tabeli) lewym przyciskiem myszy powoduje jego podświetlenie i uaktywnia przyciski akcji grupy „Operacje na zaznaczonym rekordzie”.

4. Operacje na zaznaczonym rekordzie

Przyciski akcji odnoszą się do wybranego w tabeli danych dokumentu. Wyboru dokonujemy zaznaczając lewym przyciskiem myszy wiersz tabeli. Do dyspozycji pozostają przyciski akcji „Podgląd”, „Edytuj”, „Usuń” oraz „drukuj PK” (pojawi się, jeśli zaznaczonym dokumentem będzie zaksięgowane, czyli kompletne Polecenie Księgowania) i „Drukuj dok. sprzedaży” (pojawi się, jeśli zaznaczonym dokumentem będzie dokument sprzedaży zawierający pozycje towarów i usług).

Jeżeli dla wybranego dokumentu nie można przeprowadzić danej czynności przycisk utraci swoją aktywność i zyska stosowny opis.

Będąc w trybie edycji dokumentu można poprawić jego podstawowe dane, istnieje również wgląd w szczegółowe informacje dotyczące jego księgowania. Za pomocą przycisku „Usuń księgowania” pozbywamy się wszelkich zapisów z Dziennika chronologicznego księgowań, dotyczących edytowanego dokumentu i zyskujemy możliwość ponownego księgowania (dokument pojawi się w sekcji „Księgowanie wprowadzonych dokumentów”).

Usuwanie całego dokumentu automatycznie wycofa wszelkie księgowania z nim związane. Chronologia i kwoty zestawień zbiorczych (Dziennik Chronologiczny księgowań, Obroty Kont) zostaną automatycznie odbudowane i ponownie przeliczone.

5. Operacje na rekordach tabeli

Dla zbioru zgodnego z ustawionym filtrem podglądu wygenerować możemy dwa dokumenty pdf, są nimi „Zestawienie dekretacji” oraz „Zestawienie dokumentów”. Polecenia wydajemy używając stosownych przycisków dostępnych pod tabelą danych, w grupie „Operacje na rekordach tabeli”.

Zbiorcze zestawienie dekretacji zastępuje ręczne opisywanie dokumentów, zawiera podstawowe dane dokumentu, jego opis, przypisane księgowania oraz informacje o zatwierdzeniu formalnym i rachunkowym. Informacja o powołaniu w jednostce zbiorczego systemu dekretacji znajduje się w tworzonej przez program polityce finansowej – „Dekretacja dowodów księgowych odbywa się za pomocą zbiorczego dokumentu dekretacji, tworzonego nie rzadziej, niż za każdy miesiąc roku obrotowego”. Zgodnie z zapisem dokument ten generowany jest również automatycznie z chwilą zamykania miesiąca.

Zestawienie dokumentów – przycisk wywołuje dodatkowe okienko dialogowe w którym dookreślić można końcowy wygląd dokumentu pdf. Zmianie podlega wstępnie zaproponowany tytuł i dwie (opcjonalne) linie podtytułu, ustawić można widoczność dla kolumn oraz zdecydować, czy pod tabelą ma zostać umieszczone podsumowanie kwot dokumentów tworzących zestawienie.

6. Operacje dodatkowe

Przycisk „Odbuduj PK” odnosi się do wszystkich PK roku obrotowego i hurtowo buduje te dokumenty w wersji pdf. Polecenie wydajemy w przypadku zmiany zapisów księgowych powodujących przesunięcia numerów pozycji Dziennika Chronologicznego lub w sytuacji, kiedy nie były generowane dokumenty pdf w trakcie tworzenia PK i zawsze, gdy mamy jakiekolwiek wątpliwości co do ich aktualności czy kompletności. Program zapyta o folder zapisu dla dokumentów i jeżeli wskażemy katalog, w którym znajdowały się stare wersje tych dokumentów, zostaną one zastąpione nowymi.