Główne okno sekcji „Księgowanie dokumentów” zawiera tabelę z wykazem dokumentów przynależnych do aktualnego miesiąca edycji, które nie zostały jeszcze zaksięgowane. Dokumenty wprowadzone zostały za pomocą funkcji dostępnych w sekcji „Księga dokumentów”.
Dokumenty możemy dowolnie sortować. W tym celu wystarczy wybrać lewym przyciskiem myszki, nagłówek kolumny, względem której sortowanie ma się odbyć. Ponowny wybór nagłówka tej samej kolumny, przełączy tryb sortowania na rosnący/malejący. Kolumna i tryb sortowania oznaczone zostaną graficznie.
Aby rozpocząć księgowanie wybranego dokumentu, wybieramy go lewym przyciskiem myszki.
Okno księgowania dokumentu składa się z trzech głównych części, a są nimi kolejno:
– nagłówek z podstawowymi danymi księgowanego dokumentu,
– przestrzeń „Tworzenie dekretu”, gdzie definiujemy poszczególne pozycje dekretu
– utworzony dekret, tabela z wszystkimi elementami utworzonego dekretu, czyli schemat zaksięgowania dokumentu na poszczególnych kontach księgowych.
Schemat księgowania, tworzyć możemy poprzez dodawanie pojedynczych elementów zawierających numer konta, stronę księgowania, kwotę księgowania, opis pozycji oraz informację, czy księgowanie reguluje należność lub zobowiązanie (rozlicza dokument). Po wprowadzeniu tych danych, przyciskiem „Dodaj do dekretu”, przerzucamy je do tabeli tworzonego dekretu i rozpoczynamy definiowanie kolejnej pozycji.
Program Krawiec pilnuje, aby księgowanie nie odbyło się na koncie, które do bezpośredniego księgowania stworzone nie zostało. Istnieją jednak pewne sytuacje (np. przeksięgowania na koniec roku), w których wrodzona nadopiekuńczość programu może przeszkadzać. Wyłączamy ją zaznaczając opcję „Wyłącz ograniczenia księgowania”, znajdującą się bezpośrednio nad tabelą kont .
Aby ułatwić proces księgowania, tworzenia dekretu, program Krawiec wprowadza mechanizm „szablonów księgowań”. Szablony, to nic innego jak zestaw zdefiniowanych pozycji księgowań, które możemy użyć do zaksięgowania naszego dokumentu. Jeżeli chcemy skorzystać z tego mechanizmu, w przestrzeni „Tworzenie dekretu”, wybierzmy zakładkę „Użyj szablonu”. Tu, na podstawie nazwy i opisu, wybieramy odpowiedni szablon poprzez zaznaczenie go w tabeli lewym przyciskiem myszki. W tym momencie pojawi się szczegółowy podgląd elementów wchodzących w jego skład: numerów i nazw kont, stron księgowań itd. Jeszce tylko określamy kwotę księgowania i już możemy całość dodać do naszego dekretu (przycisk „Dodaj do dekretu”).
Składowe dekretu, mogą pochodzić z szablonów oraz pojedynczych elementów tworzonych w zakładce „Buduj element dekretu”.
Produktem finalnym naszej pracy jest wypełniona tabela „Utworzony dekret”. Znajduje się w niej kompletny schemat, zgodnie z którym dokument zostanie zaksięgowany. Tabelka podlega edycji i jeżeli jakiś element jest błędny lub nadmiarowy, możemy go łatwo usunąć poprzez zaznaczenie lewym przyciskiem myszki i użycie przycisku „Usuń zaznaczone”.
Jeżeli utworzony schemat księgowania nie występuje w szablonach, a będziemy częściej księgować podobne operacje, warto zachować go za pomocą przycisku „Zapisz jako szablon”. Ważne tylko, aby użyć go przed właściwym zaksięgowaniem dokumentu, gdyż później stracimy już do niego dostęp.
Jest to alternatywny sposób tworzenia szablonów księgowań, gdyż istnieje oddzielna sekcja w programie, dedykowana tylko i wyłącznie tworzeniu i zarządzaniu szablonami.
Tworzenie szablonu bezpośrednio z tabeli dekretu podlega pewnym ograniczeniom, takim jak np. wymóg istnienia we wszystkich pozycjach dekretu tej samej kwoty. W przypadku wystąpienia jakichkolwiek problemów, przycisk „Zapisz jako szablon” zostanie wyłączony.
Program Krawiec w dużym stopniu czuwa nad właściwą konstrukcją schematu księgowania. O jego poprawności informuje ikona stanu, umieszczona bezpośrednio pod tabelką utworzonego dekretu.
Jeżeli utworzony dekret jest już kompletny, przeprowadzamy właściwy proces księgowania, poprzez użycie przycisku „Księguj zgodnie z dekretem”.
Zaksięgowany dokument nie będzie już widoczny w oknie głównym sekcji „Księgowanie dokumentów”. Pojawi się natomiast w Dzienniku Chronologicznym księgowań, a w oknie głównym sekcji „Księga dokumentów” odnajdziemy go z zaznaczonym polem „Zaksięgowano”.