Sekcja „Rok obrotowy” służy do podglądu, przełączania, zamykania i tworzenia kolejnych lat obrotowych jednostki.
Pierwszy rok obrotowy tworzony jest zawsze w sposób automatyczny, na podstawie danych zawartych w formularzu dodawania nowego podmiotu. Datami granicznymi pierwszego roku obrotowego jest data rejestracji w KRS oraz pierwszy dzień bilansowy, określany przez użytkownika.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, jeżeli jednostka rozpoczęła działalność w drugiej połowie przyjętego roku obrotowego, to można księgi rachunkowe i sprawozdanie finansowe za ten okres połączyć z księgami rachunkowymi i sprawozdaniem finansowym za rok następny. Program Krawiec, umożliwia obsługę roku obrotowego, trwającego dłużej niż 12 miesięcy.
Tworzenie nowego roku obrotowego odbędzie się automatycznie, z chwilą zamykania roku ostatniego. W praktyce okazuje się jednak, że dostęp do nowego roku obrotowego potrzebny jest wcześniej niż na dzień zamykania roku poprzedniego. Program umożliwia utworzenie kolejnych lat obrotowych bez potrzeby zamykania okresów wstecznych. Pamiętać jednak należy, że do czasu zamknięcia roku poprzedniego, tak utworzony rok nie będzie posiadał Bilansu Otwarcia (BO). Nie nanosimy go ręcznie, czekamy na zamknięcie roku poprzedzającego. Początkowy brak BO nie ma wpływu na bieżące wprowadzanie i księgowanie dokumentów nowego roku obrotowego.
W sekcji „Rok obrotowy” wydzielono następujące grupy:
1. Wprowadzanie danych
Przycisk „Dodaj Rok Obrotowy” tworzy kolejny rok obrotowy z Planem Kont o strukturze identycznej z rokiem poprzedzającym. Nowy rok obrotowy, to okres 12 pełnych miesięcy kalendarzowych, licząc od dnia następującego po dniu bilansowym roku poprzedniego. Te daty określone zostaną przez program w sposób automatyczny.
2. Tabela danych
Tabela danych prezentuje wszystkie lata obrotowe utworzone dla jednostki. Kolorem żółtym wyróżniono aktualnie edytowany okres.
Wybranie roku (wiersza/rekordu tabeli) lewym przyciskiem myszki powoduje jego podświetlenie kolorem niebieskim i uaktywnia przyciski akcji grupy „Operacje na zaznaczonym rekordzie”.
3. Operacje na zaznaczonym rekordzie
Większość zadań jakie mamy do wykonania, można realizować jedynie w odniesieniu do właśnie edytowanego okresu rozliczeniowego. To, w jakim obecnie okresie jesteśmy, widzimy na pasku informacyjnym, u dołu ekranu.
Przycisk „Przejdź do okresu” umożliwia przełączenie do roku obrotowego wybranego w tabeli danych. Przycisk nie będzie aktywny jeżeli zaznaczonym będzie rok, w którym obecnie pracujemy.
Program Krawiec, po uruchomieniu zawsze ustawia się do pracy w pierwszym otwartym roku obrotowym.
Przycisk „Zamknij okres” aktywny jest pod pewnymi warunkami. Zamknięcie roku obrotowego, możliwe jest w sytuacji, kiedy wszystkie okresy poprzedzające (w tym jego własne miesiące) zostały już wcześniej zamknięte. Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy otwarte miesiące roku miały zerowe obroty. Program pyta wówczas, czy może automatycznie zamknąć te okresy – odpowiedź twierdząca, zamyka miesiące bez obrotu i rok obrotowy.
Mechanizm ten, zbawienny jest w momencie migracji na oprogramowanie Krawiec, po kilku latach działalności na innym systemie. Pierwszy rok obrotowy, tworzymy wówczas zgodnie ze stanem faktycznym. Następnie dodajemy i kolejno zamykamy lata wsteczne, aby ostatecznie dojść do bieżącego, aktualnego roku obrotowego.
Zamknięcie roku obrotowego jest nieodwracalne. Jedyną deską ratunku pozostaje przywrócenie automatycznie tworzonego archiwum danych na chwilę sprzed zamknięcia (zakładka „Archiwum danych”). Koszt takiego powrotu jest jeden – utrata pracy włożonej od dnia zamknięcia do dnia ponownego przywrócenia (cofamy się do momentu, w którym wydaliśmy polecenie zamknięcia).