Począwszy od wersji 2020.9.9.1 programu księgowego Krawiec FK, tworzenie konkretnej deklaracji, czy pliku JPK, może być przekazane do nowego silnika, którego działanie przedstawiono w artykule Sprawozdania finansowe, podatkowe i kontrolne.
Niniejszy artykuł omawia pierwotną obsługę deklaracji oraz plików JPK, realizowaną za pomocą dedykowanych okien.
Okno deklaracji (stary mechanizm tworzenia)
W górnej części okna znajduje się obszar zawierający symbol formularza oraz przyciski akcji:
Przycisk „Przelicz formularz”
Zmiany wartości pól formularza, przeprowadzone po jego początkowym wypełnieniu, wymagają ponownego przeliczenia całego formularza. Poprzez zmianę wartości pola formularza rozumieć należy:
– zmianę źródła danych, dla pól powiązanych z planem kont
– wpisanie nowych wartości do pól, umożliwiających bezpośrednią edycję
– zmiana zaznaczenia pola wyboru, która często posiada wpływ na sposób obliczeń lub pobieranie danych z załączników.
Przeliczenia dokonać można na koniec procesu edycji, przed uruchomieniem poleceń zapisu do pliku.
Przyciski „Zapisz do XML” oraz „Zapisz do PDF”
Użycie przycisku uruchamia sprawdzenie poprawności wypełnienia pól formularza oraz otwiera okienko edycji zapisu pliku. Domyślnie podpowiadana jest nazwa pliku, utworzona z symbolu formularza i okresu, za który jest tworzony oraz ścieżka zapisu, budowana na podstawie przestrzeni roboczej dla firmy, określonej w zakładce „Ustawienia programu”. Nazwę pliku i miejsce zapisu można zmienić, jeżeli zachodzi taka potrzeba.
Przycisk „Zapisz do XML”, tworzy główny plik wynikowy deklaracji elektronicznej w formacie xml. Podpisana wersja tego pliku przekazywana jest do US za pośrednictwem bramki e-Deklaracje, wbudowanej do programu Krawiec.
Przycisk „Zapisz do PDF”, tworzy dokument pdf deklaracji, służący jedynie wizualizacji zawartych w pliku xml danych. Plik zapisujemy opcjonalnie, na potrzeby wewnętrzne jednostki.
Rodzaje pól formularza
– Zgrupowane pola wyboru, spośród których wybrać można tylko jedną pozycję np. Cel złożenia deklaracji może przyjąć wartość „złożenie deklaracji” lub „korekta deklaracji”.
– Pola wyboru wielu pozycji np. zaznaczenie, które załączniki będą dołączane do formularza głównego.
– Pola wyboru z list rozwijanych, umożliwiające wybór jednej pozycji np. wybór US, do którego adresowana jest deklaracja.
– Połączone pola wyboru z list rozwijanych, gdzie wybór pozycji pierwszego pola dopasuje możliwe wybory w pozostałych polach np. wybór województwa z pierwszej listy rozwijanej spowoduje dopasowanie możliwych do wyboru pozycji z drugiej listy rozwijanej, dotyczącej powiatu, a wybór powiatu, będzie miał wpływ na trzecią listę rozwijaną dostępnych do wyboru gmin.
– Pola danych, które podzielić można na podlegające lub wyłączone z edycji.
Pola danych, czyli skąd pochodzą dane formularza
Jak zostało wspomniane, główny podział pól danych dotyczy możliwości ich edycji.
– Pola, których wartości zmienić nie można oznaczone zostały kolorowym tłem. Swoje dane pobierają z wnętrza programu (np. kod, wariant formularza) lub wprowadzonych dokumentów (np. przypisanych do konkretnych operacji VAT). Wykorzystywane są również jako pola sumujące, podliczające formularz.
– Pola bezpośredniej edycji posiadają białe tło. Kliknięcie lewym przyciskiem myszki w obrębie takiego pola, pozostawia migający kursor, umożliwiający wpisanie danych wprost z klawiatury. Ten rodzaj pól, posiada zazwyczaj początkową wartość, którą możemy edytować.
– Pola pośredniej edycji zawierają dwa elementy, przycisk „Ustaw źródło danych” oraz pole służące do podglądu wartości pochodzącej z ustawionego źródła. Użycie przycisku otwiera okno wyboru kont i stron, z których mają pochodzić dane. Powiązanie następuje w stosunku do operacji jakie dane pole reprezentuje i będzie stosowane we wszystkich innych formularzach wskazujących na ten sam rodzaj operacji. Do pól przypisywać można wiele kont, których obroty będą odpowiednio sumowane. W zależności od kontekstu wynikającego z formularza, pobierane dane będą dotyczyły obrotów miesiąca, kwartału lub wartości liczonej narastająco od początku roku do miesiąca edycji włącznie. Tą kwestię program rozstrzygnie automatycznie.
Załączniki
W przypadku deklaracji elektronicznych, formularz główny oraz jego załączniki stanowią jeden dokument.
Jeżeli deklaracja przewiduje możliwość dodania załączników, formularz główny będzie zawierał stosowne pola wyboru. Pola te mogą pozostać nieaktywne (szare, bez możliwości zaznaczenia), jeśli muszą zostać spełnione określone warunki w innych polach formularza głównego, np. nie będzie możliwości dodania załącznika wnioskującego o zwrot podatku jeśli kwota podatku do zwrotu wynosi zero.
Zaznaczenie pola załącznika włącza jego widoczność na końcu formularza głównego oraz dodaje jego treść do plików wynikowych xml, pdf.
Walidacja danych
Walidacja danych, czyli sprawdzenie poprawności wypełnienia pól formularza odbywa się na dwóch poziomach.
Na pierwszym sprawdzana jest zgodność typu danych. Każde pole przyjmuje określony typ danych, zdefiniowany w schemacie xsd dla danego formularza. Schematy publikowane są przez ministerstwo i na tej podstawie tworzone są poszczególne formularze w programie Krawiec.
Przykładowo, dla pola „Rok” zdefiniowano typ danych o nazwie TRok. Specyfikacja tego typu określa wartość liczbową z zakresu 1900-2030, która dodatkowo, w konkretnym schemacie deklaracji zawężona została do przedziału 2016-2030.
W przypadku wprowadzenia niewłaściwego typu danych, program wyświetli stosowny komunikat nad błędnym polem. Ponadto, próba utworzenia plików wynikowych zakończy się w takim przypadku zbiorczym komunikatem znalezionych błędów.
Drugi etap walidacji polega na sprawdzeniu dodatkowych warunków nałożonych na konkretne pola deklaracji.
Przykładowo, w zeznaniu CIT, takim warunkiem będzie zapis typu „Odliczana kwota nie może przekroczyć kwoty dochodu z pozycji x pomniejszonej o sumę kwot z poz. y i z”.
Po zakończonej edycji formularza uruchomić należy jego przeliczenie. W trakcie tej operacji wykonywane są wszelkie obliczenia sumujące, przeniesienia kwot z włączonych załączników oraz sprawdzanie poprawności pól w opisanym zakresie.
Wracając do powyższego przykładu, program nie dokona automatycznej korekty kwoty odliczanej tak, aby spełnić warunek. Dzięki temu, na podstawie otrzymanego komunikatu błędu, możliwe jest świadome przeksięgowanie części kwoty odliczenia na okres przyszły.
Okno JPK (stary mechanizm tworzenia)
Okno umożliwia określenie celu złożenia, okresu którego plik dotyczy, danych identyfikacyjnych podmiotu, czy adresu siedziby. O tym, które z wymienionych elementów będą dostępne, decyduje schemat pliku.
W górnej części okna znajdują się, symbol JPK oraz przyciski akcji:
Przycisk „Przelicz formularz”
Podczas otwierania okna pliku, następuje jego automatyczne podliczenie. Przycisk służy do ponownego pobrania i przeliczenia danych pliku w sytuacji np. zmiany okresu, którego dotyczy JPK.
Przycisk „Zapisz do XML”
Otwiera okienko dialogowe umożliwiające określenie nazwy i miejsca zapisu pliku wynikowego w formacie xml. Zapisywany plik xml jest pełnym raportem zgodnym z definicją xsd, określoną przez ministerswo dla każdego rodzaju JPK.
Przycisk „Zapisz do PDF”
Umożliwia określenie nazwy i miejsca zapisu dla pliku pdf. Plik ten jest skróconą wersją pliku xml i zawiera jedynie wiersze kontrolne. Zapis do pliku pdf jest opcjonalny i pełni rolę podglądu najważniejszych danych utworzonego JPK.