Sprawozdania finansowe, podatkowe i kontrolne

Tworzenie deklaracji podatku VAT, zeznań dotyczących podatku CIT oraz raportów w postaci Jednolitych Plików Kontrolnych (JPK), zgrupowane zostały w zakładce Sprawozdawczość, programu księgowego Krawiec FK.

Wybranie polecenia Utwórz, z górnego menu, wyświetla tabelę możliwych do przygotowania, w programie księgowym Krawiec FK, deklaracji podatkowych VAT, CIT oraz Jednolitych Plików Kontrolnych (JPK).

Powyżej tabeli umieszczono filtr podglądu, grupujący JPK, deklaracje VAT oraz zeznania CIT.

Aby przejść do budowy wybranego sprawozdania, deklaracji, czy JPK, należy zaznaczyć je w tabeli i użyć przycisku Utwórz. Program posiada dwa mechanizmy ich tworzenia.

Starsze schematy obsługiwane będą w dedykowanym oknie, które pojawi się na tle głównego okna programu. Przejdź do artykułu Okna deklaracji i plików JPK, aby dowiedzieć się o nich więcej.

Nowsze schematy, począwszy od wersji 2020.9.9.1 programu księgowego Krawiec FK, obsłużone zostaną w jego głównym oknie za pomocą nowego silnika, którego działanie omówione zostało w dalszej części tego artykułu.

1. Menu zakładki Sprawozdawczość
2. Schemat blokowy pełniący funkcję nawigacji po deklaracji, sprawozdaniu, czy pliku JPK
3. Okno robocze wyświetlające elementy należące do wybranego bloku danych

Dopasuj przestrzeń roboczą do swoich potrzeb.

Najechanie kursorem myszki na pozycję Menu wyróżnia ją kolorem i wyświetla dodatkowe pole podpowiedzi.

Utwórz

Wyświetla listę możliwych do utworzenia deklaracji, sprawozdań czy plików JPK. Jest to punkt startowy do wygenerowania nowego dokumentu.

Pobierz dane i przelicz

Po wydaniu polecenia utworzenia nowego dokumentu, można wydać polecenia operujące na jego treści.

Pobierz dane i przelicz, w pierwszej kolejności pobierze dane bezpośrednio z dokumentów, rejestrów lub planu kont w zależności od funkcji, jaką pełni pole schematu. Następnie zostaną wykonane obliczenia dla pól podsumowań z uwzględnieniem korekt dotyczących danego pola. Korekty dotyczą zapisów w rodzaju „jeśli wynik operacji jest liczbą ujemną, wpisz zero” itp.

Tylko przelicz

Nie pobiera danych z dokumentów, ani innych źródeł. Obsługuje jedynie pola obliczeń i korekty. To polecenie należy wydać po ręcznym wprowadzeniu wartości do pól schematu.

Eksport do pliku xml

Nastąpi sprawdzenie poprawności wypełnienia pól schematu. W przypadku wystąpienia błędów, wyświetlone zostanie ich podsumowanie.

Jeżeli schemat został poprawnie wypełniony, otwierane jest okienko dialogowe, w którym określić należy miejsce zapisu pliku xml. Pliki xml, to pliki wynikowe, podlegające podpisaniu i przekazaniu.

Eksport do pliku pdf

Nastąpi sprawdzenie poprawności wypełnienia pól schematu. W przypadku wystąpienia błędów, wyświetlone zostanie ich podsumowanie.

Jeżeli schemat został poprawnie wypełniony, otwierane jest okienko dialogowe, w którym określić należy miejsce zapisu pliku pdf. Pliki pdf, to pliki podglądu. Ich tworzenie i zapisywanie jest opcjonalne.

Schematy sprawozdań finansowych, deklaracji podatkowych, czy plików kontrolnych JPK, posiadają strukturę drzewa z kilkoma głównymi konarami. Jako przykład plik JPK-VAT.

Na tej podstawie, tworzony jest w programie Krawiec FK element nawigacyjny. Ma on formę dużych przycisków, za pomocą których możliwe jest wyświetlanie elementów należących do wybranej gałęzi.

W oknie roboczym znajdują się pola dokumentu należące do wybranej gałęzi głównej. Przykładowy Nagłówek pliku JPK VAT zawiera 8 pozycji.

W programie, pozycje te zostaną zaprezentowane jako podrzędne elementowi Nagłówek za pomocą wcięcia.

Skąd bierze się koncept dokumentu?

Nagłówki, przełączniki, pola danych, ich opisy i restrykcje, cały układ zdefiniowany jest w specjalnych plikach xsd, przygotowywanych przez Ministerstwo Finansów. Na tej podstawie projektujemy w programie wszystkie elementy dokumentu. Po wypełnieniu danymi, możliwym jest zapis do pliku wynikowego xml, zgodnego ze schematem xsd.

W dalszej części omówione zostaną podstawowe elementy, z których dokument może być zbudowany.

Nagłówek dokumentu zawsze pełni rolę kontenera dla innych elementów, grupuje je tematycznie. Na poniższym zrzucie ekranu znajdują się cztery nagłówki. Deklaracja, będąca rodzicem dla nagłówków o nazwie Naglowek oraz PozycjeSzczegolowe. Dodatkowo, PozycjeSzczegolowe zawierają opcjonalny kontener z elementami P11 oraz P12.

Każdy nagłówek posiada dwie kolumny:
A. Nazwa elementu xml wraz z opisem, jeśli ten występuje.
B. Informacje dodatkowe. Jeżeli nagłówek oznaczono w schemacie jako element opcjonalny, pojawi się przycisk Dołącz / Wyklucz. Elementy opcjonalne omówione zostaną w dalszej części.

Element danych posiada trzy kolumny:
A. Nazwa elementu xml wraz z polem danych. Może nim być lista rozwijana, pola wyboru, pole tekstowe lub liczbowe.
B. Opis, jakie dane mają zostać tu zaprezentowane.
C. Informacje dodatkowe, w tym wykaz restrykcji nałożonych na pole. O restrykcjach za chwilę.

Przełączniki sygnalizują, że w tym miejscu dokument może posiadać odmienne zestawy danych. Należy wybrać i wypełnić właściwy. Do dokumentu trafią wyłącznie elementy należące do zaznaczonego przełącznika.

Niektóre elementy, lub grupy elementów, mają prawo wystąpić wiele razy. Przykładowo, ewidencja podatku VAT może posiadać wiele dowodów księgowych zakupu, bądź sprzedaży. W takiej sytuacji, element oznaczony jako wielopozycyjny zyska sterownik, za pomocą którego, możliwy będzie podgląd poszczególnych pozycji.

Poniżej sterownik wyświetlający pierwszy dowód księgowy sprzedaży z czterech istniejących. Do pliku wynikowego xml trafią wszystkie dowody księgowe, niezależnie od obecnie wyświetlanego.

Schemat xsd określa, czy pozycja dokumentu jest obowiązkowa, czy opcjonalna. Oczywiście wszystkie pola obowiązkowe należy wypełnić, co w większości nastąpi automatycznie, po użyciu polecenia menu Pobierz dane i przelicz.

Jeżeli pozycja jest elementem nagłówkowym i zarazem opcjonalnym, wyposażona zostanie w przycisk Dołącz / Wyklucz. Za pomocą komendy Dołącz następuje dołączenie do dokumentu wszystkich elementów podrzędnych temu nagłówkowi. Komenda Wyklucz wyłącza ich widoczność, nie zostaną one również dodane do pliku wynikowego nawet wtedy, jeśli zostały wypełnione danymi. Po każdym użyciu polecenia Pobierz dane i przelicz, stan przycisków ustawiany jest automatycznie.

Przykład, pozycja Deklaracja jest elementem nagłówkowym i opcjonalnym. Posiada przycisk Dołącz.

Po jego użyciu, wyświetlone zostaną wszystkie elementy podrzędne nagłówkowi Deklaracja, a przycisk zmieni swoją funkcję i opis na Wyklucz. W każdej chwili, jednym kliknięciem można wycofać wprowadzone zmiany.

Dołączone pola również posiadają swoje oznaczenia Pole opcjonalne lub Pole obowiązkowe. Jeżeli dodany został nagłówek opcjonalny, który zawiera pola obowiązkowe, ich wypełnienie jest już wymagane. Natomiast pola opcjonalne można pozostawić puste (tekstowe) lub z wartością zero (liczbowe). Nie zostaną one wówczas dodane do pliku wynikowego xml.

Niektóre pola dokumentu wymagają ręcznego wprowadzenia wartości. Możliwe jest również ręczne korygowanie zapisów po ich automatycznym wprowadzeniu, choć to oznaczałoby błędne księgowania lub niewłaściwe określanie operacji VAT (w zależności od pola danych).

Kliknięcie lewym przyciskiem myszki w pole danych, przełącza je do trybu edycji. Ramka pola zmienia kolor na niebieski, a wewnątrz pozostaje migający kursor lub zaznaczona do zmiany wartość.

Uwaga: Dopóki pole pozostaje w trybie edycji, jego nowa wartość nie zostaje zapisana. Co to oznacza w praktyce? Jeśli wydane zostanie polecenie zapisu do pliku xml/pdf, utworzony zostanie dokument ze starą wartością pola. Aby tego uniknąć, po wprowadzeniu nowej wartości należy zakończyć edycję pola poprzez kliknięcie poza jego obszar.

Każda pozycja dokumentu przyjmuje ściśle określony typ danych. Jedne pola przyjmują wyłącznie wartości liczbowe, inne tekst, datę lub specyficzną wartość z ograniczonego zbioru np. Kod Kraju, Urzędu Skarbowego itp.

Dodatkowo, pole liczbowe może akceptować wartości całkowite lub z określoną liczbą cyfr po przecinku. Na pola zawierające tekst, może zostać nałożona restrykcja określająca jego minimalną lub maksymalną długość (ilość znaków), a data przyjęta zostanie wyłącznie w określonym formacie.

Wszystkie pozycje dokumentu posiadają kolumnę informacji dodatkowych, w której prezentowane są nałożone restrykcje. Dodatkowo, program wyświetli komunikat błędu, przy wprowadzeniu niewłaściwych wartości.

Po wybraniu polecenia Eksport do pliku xml lub Eksport do pliku pdf, w pierwszej kolejności nastąpi sprawdzenie poprawności wypełnienia dokumentu. Błędy wyświetlone zostaną w okienku informacyjnym, w którym wskazany zostanie problematyczny element i ścieżka do niego prowadząca.

Poniższy komunikat wskazuje, że pole Pouczenia, znajdujące się w bloku danych Deklaracja, posiada niewłaściwą wartość.