Sekcja „Zestawienia finansowe”, umożliwia budowanie dowolnych podsumowań, których wyniki oparte są na danych pochodzących z Planu Kont lub pól własnych.
W program Krawiec, wbudowano gotowe zestawienia finansowe, dopasowane do wybranego dla jednostki Planu Kont. Do dyspozycji mamy tu Bilans oraz Rachunek Zysków i Strat, oba w różnych wariantach szczegółowości zgodnych z wzorami określonymi w ustawie (UoR).
Rozpoczynając pracę z programem decydujemy, z których zestawień wzorcowych będziemy korzystać, a resztę usuwamy. Ma to znaczenie czysto praktyczne. Przykładowo, posiadając kilka zestawień określonych jako Bilans w przypadku chęci usunięcia konta przypisanego do pozycji Bilansu, będziemy musieli „odpiąć” konto we wszystkich zestawieniach.
Zestawienie wzorcowe w każdej chwili możemy przywrócić (lub dodać jako nowe), służy do tego ikona „Pobierz zestawienie wzorcowe i dodaj jako nowe”.
Zdefiniowane zestawienia pobierają dane z aktualnie edytowanego okresu, a więc raz zaprojektowane, będą nam służyć w kolejnych latach obrotowych.
Aby dodać nowe zestawienie, wybieramy lewym przyciskiem myszki ikonę „Utwórz nowe zestawienie”. Tworzenie nowego zestawienia podzielone zostało na dwa etapy, w praktyce jednak etapy są trzy.
W pierwszym, wprowadzamy jedynie podstawowe dane zestawienia:
– Nazwa/Tytuł zestawienia – będzie widoczny w tworzonym dokumencie.
– Opis – dla nas, forma dowolna.
– Określenie typu zestawienia – będzie miało bezpośredni wpływ na oznaczenie kont biorących w nim udział. Przykładowo, jeżeli w definicji zestawienia oznaczonego jako „bilans”, użyjemy konta o numerze 100, zostanie ono oznaczone jako bilansowe.
– Określenie automatyki tworzenia – decydujemy, czy utworzenie zestawienia, ma zostać wywołane automatycznie w związku z zamknięciem miesiąca, bądź zamknięciem roku.
W nazwie/tytule, można stosować następujące skróty (wraz z nawiasami):
{rokkal} – rok kalendarzowy,
{rokobr} – rok obrotowy,
{mkal} – aktualny miesiąc kalendarzowy,
{mskal} – to samo słownie,
{medyt} – aktualnie edytowany miesiąc,
{msedyt} – to samo słownie,
{datbil} – dzień bilansowy.
W dokumencie, skróty zamienione zostaną na odpowiednie wartości.
Tak zainicjowane zestawienie zapisujemy, wybierając lewym przyciskiem myszki ikonę „Zapisz”.
Etap drugi, to utworzenie elementów zestawienia. Z okna głównego sekcji wybieramy lewym przyciskiem myszki utworzone wcześniej zestawienie, przechodząc tym samym w tryb jego edycji. Możemy tu poprawić jego dane podstawowe lub zaznaczyć chęć usunięcia. My jednak chcemy coś utworzyć.
Aby utworzyć pozycję zestawienia, w zakładce „Buduj element zestawienia”, określamy:
1. Numer pozycji – jest to numer porządkowy, ustalający kolejność poszczególnych elementów w zestawieniu – nie będzie widoczny we właściwym dokumencie. Zachęcamy do stosowania numeracji co 10 (10, 20, 30…). W ten sposób, łatwo dodać w przyszłości nowe elementy pomiędzy istniejące (10, 11, 20, 30…). Do dyspozycji mamy pomocnika, który może podpowiadać kolejne numery pozycji.
2. Treść – główna treść elementu. Tu również stosować możemy skróty {rokkal} – rok kalendarzowy, {rokobr} – rok obrotowy, {mkal} – aktualny miesiąc kalendarzowy, {mskal} – to samo słownie, {medyt} – aktualnie edytowany miesiąc, {msedyt} – to samo słownie, {datbil} – dzień bilansowy. W dokumencie, skróty zamienione zostaną na odpowiednie wartości. Skróty wpisujemy otoczone nawiasem klamrowym.
3. Styl pozycji – określamy styl wizualnej prezentacji pozycji. Do dyspozycji mamy styl wyróżniony – nagłówek, tekst pogrubiony, tekst pochyły i zwykły tekst. Decydujemy również o widoczności wyniku działania (nawet przy braku zdefiniowanej reguły wyliczania, posiada wartość 0,00) oraz całej pozycji (pozycja może być jedynie polem wyliczania danych).
Przygotowany element, zatwierdzamy przyciskiem „Dodaj pozycję do zestawienia”. Pojawi się ona w tabeli podglądu „Elementy zestawienia”. Kolejno dodajemy wszystkie elementy, zgodnie z naszymi potrzebami.
Etap trzeci – definiowanie reguł tworzenia wyników dla poszczególnych pozycji.
Tabela „Elementy zestawienia”, zawiera już schemat naszego zestawienia, ale nie jest ono jeszcze sprzężone z naszym systemem księgowym. Wybierając lewym przyciskiem myszki konkretną pozycję zestawienia, aktywujemy trzy przyciski, znajdujące się bezpośrednio pod tabelą. Przyciski akcji, skierowane na działanie dedykowane wybranej pozycji, to:
– przycisk „Edytuj”, gdzie poprawiamy podstawowe dane pozycji oraz zmieniamy jej styl,
– przycisk „Reguła wyniku”, gdzie definiujemy regułę tworzenia wyniku,
– przycisk „Usuń”, usuwający pozycję z zestawienia.
Reguła wyniku, to schemat wyliczenia kwot prezentowanych w pozycjach „Okres bieżący” oraz „Okres poprzedni” naszego zestawienia.
Regułę definiujemy w nowym oknie. Może ona posiadać wiele elementów pobieranych bezpośrednio z Planu Kont, bądź innych pozycji edytowanego zestawienia. W tym celu, przygotowane zostały dwie zakładki:
– Zakładka „Kwota konta”, umożliwia w kolejnych krokach dokonanie wyboru konta księgowego, strony konta oraz interesującej nas kwoty. Do dyspozycji mamy Saldo początkowe, obroty miesiąca, obroty miesiąca narastająco i Saldo końcowe konta. W ostatnim kroku określamy, czy wartość sumujemy z wynikiem, czy od niego odejmujemy. Gotowy element, zatwierdzamy przyciskiem „Dodaj element do reguły”.
– Zakładka „Kwota pozycji zestawienia”, umożliwia wybranie kwoty innej pozycji edytowanego zestawienia. Umożliwia to budowę reguł sumujących poszczególne pozycje. W kolejnym kroku określamy, czy wartość sumujemy z wynikiem, czy od niego odejmujemy. Gotowy element, zatwierdzamy przyciskiem „Dodaj element do reguły”.
Poszczególne elementy reguły, trafiają do tabeli „Reguła tworzenia wyniku”. Jeżeli któryś z elementów jest błędny, wybieramy go, i kasujemy przyciskiem „Usuń zaznaczone”.
Kompletną regułę wyliczania wyniku akceptujemy, naciskając lewym przyciskiem myszki ikonę „Gotowe”.
Przypisanie reguły do pozycji zestawienia, powoduje przeliczenie kolumn „Okres bieżący” oraz „Okres poprzedni”, edytowanego zestawienia. Kolumna „Reguła tworzonego wyniku”, otrzymuje natomiast schematyczny podgląd zdefiniowanej reguły.
Wersję finalną zestawienia tworzymy, za pomocą ikony „Przygotuj dokument zestawienia”. Ikona „Zapisz”, odnosi się do zapisu zmian wprowadzonych w podstawowych danych zestawienia.