Po pomyślnym zainstalowaniu programu Krawiec FK, do dyspozycji mamy automatycznie utworzony podmiot o nazwie „Fundacja Małego Odkrywcy”. Jak sama nazwa wskazuje, jest to przestrzeń, w której możemy zapoznać się z programem, wypróbować działanie jego narzędzi czy swobodnie poeksperymentować.
Kiedy etap testowania dobiegnie końca, staniemy przed zadaniem przygotowania Krawca do obsługi swojej jednostki.
Film instruktażowy
Wskazówki dotyczące odtwarzania:
Aby powiększyć obraz na cały ekran – po uruchomieniu odtwarzania, kliknij białą ramkę znajdującą się w prawym dolnym rogu okna filmu.
Użyj klawisza Esc, aby zamknąć tryb odtwarzania pełnoekranowego i powrócić na stronę.
Dodawanie swojej firmy
W zakładce „Ustawienia programu”, w sekcji „Podmioty”, wybieramy „Dodawanie i edycja podmiotów będących obiektami pracy programu”.
Wypełniamy pola formularza danymi tworzonej jednostki. Szczególną uwagę należy zwrócić na pola „Data rejestracji w KRS (rozpoczęcia działalności)” oraz „Pierwszy dzień bilansowy”.
Jeżeli jednostka powstała wiele lat temu
I nie będziemy wprowadzać dokumentów z lat poprzednich, rozpoczęcie działalności można określić na dzień 1 grudnia, a pierwszy dzień bilansowy na 31 grudnia roku ? No właśnie, którego ? Poprzedzającego rok, w którym chcemy rozpocząć pracę. Ma to ścisły związek ze sposobem wprowadzenia początkowego bilansu otwarcia.
Jeżeli jednostka właśnie się utworzyła
Podejmujemy decyzję, co do daty dnia bilansowego. W większości, datę tą określimy jako 31 grudzień, ustalając tym samym rok obrotowy jednostki na zgodny z rokiem kalendarzowym. Program umożliwia oczywiście określenie roku obrotowego w dowolnym przedziale. Data dnia bilansowego jest dla programu podstawą, do automatycznego określania kolejnych lat obrotowych.
Pierwszy rok obrotowy, zgodnie z ustawą o rachunkowości może być dłuższy niż 12 miesięcy. Spójrzmy na Art. 3 pkt 1.9 ustawy:
„Ilekroć w ustawie jest mowa o: (…) roku obrotowym – rozumie się przez to rok kalendarzowy lub inny okres trwający 12 kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych, stosowany również do celów podatkowych. (…) Jeżeli jednostka rozpoczęła działalność w drugiej połowie przyjętego roku obrotowego, to można księgi rachunkowe i sprawozdanie finansowe za ten okres połączyć z księgami rachunkowymi i sprawozdaniem finansowym za rok następny. (…)”.
Jeżeli zatem zdecydujemy się na takie połączenie, program umożliwi obsługę pierwszego roku obrotowego o okresie dłuższym niż 12 miesięcy.
Użycie ikony „Zapisz nową firmę” kończy proces dodawania nowego podmiotu. Dodanie nowej jednostki nie powoduje rozpoczęcia pracy w jej obszarze. Obszar pracy wybieramy podczas logowania do programu.
Dodatkowe czynności
Po utworzeniu nowej jednostki należy przejrzeć i ewentualnie dopasować do niej pozostałe elementy systemu, takie jak:
- Plan kont – co prawda został on zbudowany zgodnie z wyborem dokonanym podczas tworzenia podmiotu i jest zoptymalizowany dla określonego typu jednostki, niemniej może wymagać dalszej rozbudowy lub drobnych korekt.
- Rodzaje dowodów księgowych i zasady ich numerowania
- Segregatory lub katalogi przechowywania dokumentów
- Należy zdefiniować rachunki bankowe, kasę jednostki
- Polityka rachunkowości
Należy pamiętać, aby w pierwszej kolejności zalogować się do jednostki, której elementy chcemy edytować.