Jak wprowadzać i księgować Wyciąg Bankowy lub Raport Kasowy

Wyciąg Bankowy (WB) oraz Raport Kasowy (RK) nie są generowane przez program księgowy Krawiec FK. Są to dokumenty zewnętrzne, przygotowywane odpowiednio przez Bank lub Kasę podmiotu.

Dokumenty WB i RK mają podobną budowę stąd wprowadzanie ich do systemu oraz księgowanie omówione zostanie w jednym artykule.

W systemie księgowym, każdy rachunek bankowy oraz kasa, musi posiadać swoje konto analityczne.

Konto analityczne zostanie utworzone automatycznie, podczas procesu dodawania rachunku bankowego lub firmowej kasy. Tylko w ten sposób nastąpi jego właściwe powiązanie z Bankiem lub Kasą. Zobacz poradnik w jaki sposób dodać Bank i Kasę do programu Krawiec FK.

W księdze dokumentów, w grupie Wprowadź nowy dokument, zaznacz WB – Wyciąg bankowy lub RK – Raport kasowy a następnie użyj przycisku Dodaj zaznaczony.

W okienku Wprowadzanie wyciągu bankowego określ podstawowe parametry dokumentu. Numer i data odnoszą się do całego dokumentu WB. Ten z kolei będzie zawierał swoje pozycje. Kliknij przycisk Dodaj pozycję aby uzupełnić go właściwą treścią.

Dodawanie pozycji dokumentu odbywa się w oddzielnym okienku.

• Numer pozycji – jest podpowiadany automatycznie, ale możesz go dowolnie zmienić.
• Data operacji – z listy rozwijanej wybierz dzień. Miesiąc i rok ustawia się automatycznie i jest zależny od okresu w którym obecnie pracujesz.
• Kwota operacji – tu należy pamiętać, aby wszelkie wypływy poprzedzać znakiem minusa.
• Opis – krótki opis do pozycji wyciągu.
• Przycisk Zakończ – zamyka okienko Dodawania pozycji dokumentu bez wprowadzenia obecnej pozycji.
• Przycisk Dodaj i Zakończ – wprowadza obecną pozycję i zamyka okienko Dodawania pozycji dokumentu.
• Przycisk Dodaj – wprowadza obecną pozycję, czyści pola formularza i podpowiada kolejny numer pozycji. Ten przycisk stosujesz wtedy, kiedy chcesz zapisać obecną i wprowadzić kolejną pozycję.

Pomiędzy polami formularza możesz się przemieszczać za pomocą klawisza TAB.

Jego użycie, po wypełnieniu pola Opis, ustawi fokus na przycisku Dodaj. Wciśnięcie w tej pozycji klawisza Enter, wyzwoli działanie przycisku Dodaj. Nastąpi dodanie pozycji do dokumentu i przygotowanie formularza do wprowadzenia kolejnej pozycji.

Kiedy wszystkie pozycje wyciągu zostaną wprowadzone, zadbaj o zamknięcie okienka Dodawanie pozycji dokumentu, co umożliwi powrót do głównego okienka dokumentu WB. Jeśli w tabeli Pozycje dokumentu zauważysz błąd, kliknij wadliwy wiersz tabeli w celu jego edycji.

Aby ostatecznie zapisać dokument wraz z pozycjami do systemu, użyj przycisku Zapisz.

Może się zdarzyć, że po wprowadzeniu kilkudziesięciu pozycji utracimy dostęp do przycisku Zapisz. Zobacz co należy zrobić, kiedy okno wyciągu bankowego znajdzie się poza ekranem.

Gdy dokument zawiera bardzo dużo pozycji, dobrym rozwiązaniem będzie wprowadzenie go na raty.

Na raty!? Tak! Wyobraź sobie sytuację, kiedy wprowadzone zostało 100 pozycji i z jakiegoś powodu zapomniano użyć przycisku Zapisz… Brrrr

Zobacz co się dzieje, kiedy zapisujesz Wyciąg Bankowy lub Raport Kasowy. W Księdze Dokumentów nie pojawia się jeden dokument, pojawiają się natomiast wszystkie jego pozycje. Wygląda to tak, jakby każda pozycja była oddzielnym dokumentem. Mało tego, te pozycje nie muszą być umieszczone jedna pod drugą, często przeplecione będą z innymi dokumentami.

Dlaczego tak się dzieje?

Otóż Wyciąg Bankowy i Raport Kasowy to w zasadzie jedynie kontener dla wielu operacji bankowych / kasowych, które zaistniały na przestrzeni dłuższego czasu, przykładowo jednego miesiąca. Zatem każda pozycja takiego dokumentu będzie traktowana jako oddzielne zdarzenie posiadające swoją datę. Ta Pozycja, w Księdze dokumentów umieszczona zostanie chronologicznie z uwzględnieniem innych dokumentów.

Dochodzimy do sedna – możesz wprowadzić wyciąg nr 45 z dnia 31.07 posiadający pozycje od 1 do 20, a następnie drugi identyczny wyciąg nr 45 z dnia 31.07 posiadający pozycje od 21 do 40 itd.

Tu warto dodać, że numer pozycji w dokumencie WB lub RK, który w Księdze dokumentów prezentowany jest w kolumnie Pozycja wewnętrzna, służy wyłącznie dla lepszej orientacji. Nic nie stoi na przeszkodzie aby odpowiadał on (lub nie) faktycznemu układowi pozycji z dokumentu źródłowego.

Poniżej chronologicznie sortowana (względem daty operacji) Księga dokumentów. Znajduje się w niej jeden wyciąg bankowy zawierający 6 pozycji, chociaż wyciąg ten został wprowadzony dwoma dokumentami WB 07/2023/1234 (ikona 1 i 2). Pomiędzy nimi znajduje się faktura zakupu FZ 145/07 (ikona 3).

Wszystkie niezaksięgowane pozycje WB lub RK znajdziesz w sekcji Księgowanie dokumentów. Kliknięcie lewym przyciskiem myszki w wybraną pozycję przełączy Cię do okienka budowania dekretu.

W jaki sposób taki dekret jest budowany oraz jak zapisać go jako szablon księgowania wyjaśniono w artykule Szablony księgowań – jak używać i tworzyć własne

Jest też poradnik Jak zaksięgować – podstawowe schematy księgowań wyjaśniający podstawowe zasady księgowania

Niby wszystko zostało już opisane, tu jednak wypunktujemy kilka ważnych kwestii dotyczących księgowania na kontach analitycznych Banku i Kasy.

I. Wpływy i wypływy
Wprowadzając dokument WB / RK do systemu, kwota wypływu poprzedzana była znakiem minusa. Podczas księgowania, zarówno wpływy jak i wypływy księgujemy jako wartości dodatnie, pomijamy występujący znak minusa. O tym, czy dana operacja jest wpływem środków, czy ich wypływem decyduje strona księgowania. I tak:

• Strona Wn – służy do księgowania wpływów
• Strona Ma – służy do księgowania wypływów

II. Nie waż się mnie tknąć
Tylko pozycja należąca do Wyciągu Bankowego ma prawo budować dekret z użyciem konta analitycznego przypisanego do Banku. I analogicznie, tylko pozycja należąca do Raportu Kasowego ma prawo użyć w swoim dekrecie konta analitycznego przypisanego do Kasy.

Czasami, podczas księgowania zapłaconej faktury (np. kosztowej) chciałoby się pójść na skróty i rodzi się myśl, aby do dekretu dodać wypływ tej zapłaty z konta rachunku bankowego. O nie! Fakturo, nie waż się mnie tknąć! Jesteś tylko zwykłym kosztem i zobowiązaniem, a ja jestem niezwykłym kontem analitycznym należącym do rachunku bankowego. O tym że zostałaś zapłacona opowie mi WB, tobie nie zaufam!

III. Najpierw faktury, na końcu rozliczenia
Zyskasz, jeżeli przyjmiesz następującą strategię:

• W pierwszej kolejności wprowadź (mogą, ale nie muszą być zaksięgowane) wszystkie faktury kosztów i przychodów okresu, na którym operuje WB bądź RK.
• W drugiej kolejności księguj WB / RK.

O co chodzi? Podczas budowania dekretu, dla pozycji WB / RK, pojawi się opcja powiązania wpływu lub wypływu z dokumentem, więc warto zastosować taką kolejność. Czy musisz zachować tą kolejność? Nie musisz. Czy możesz później powiązać ruchy na koncie z fakturami? Możesz, ale w mniej wygodny sposób.

Jeżeli zastosujesz się do tej wskazówki, to już na etapie dekretowania będzie można wybrać nierozliczoną fakturę z listy rozwijanej.

Po zakończeniu księgowania WB / RK warto sprawdzić, czy nie ma rozbieżności pomiędzy wpływami / wypływami wynikającymi z wprowadzonych dokumentów WB / RK, a księgowaniami na kontach analitycznych Banku / Kasy.

W tym przykładzie zobaczysz jak sprawdzić zgodność wprowadzonych Wyciągów Bankowych z księgowaniami na rachunku analitycznym przypisanym do Banku. W zakładce Aktywa (ikona 1), znajduje się sekcja o nazwie Rachunki Bankowe oraz Kasa. Rozwiń sekcję Rachunki bankowe, następnie z tabeli rachunków kliknij lewym przyciskiem myszki ten, który chcesz sprawdzić (jednostka może posiadać wiele rachunków bankowych). Teraz masz wgląd w szczegóły tego rachunku (ikona 2).

Przełącz zakładkę na Raport operacji bankowych (ikona 3) i zerknij na Informacje dodatkowe (ikona 4). Znajdziesz tam kwoty mówiące o saldach końcowych, sumach uznań i sumach obciążeń. Każda z tych wartości wyliczana jest podwójnie z dwóch różnych źródeł:

• Źródło pierwsze, to dokumenty czyli Wyciągi Bankowe – tu dodawane są wpływy i odejmowane wypływy (posiadają znak minusa).
• Źródło drugie swoje wyliczenia opiera na księgowaniach na koncie analitycznym przypisanym do tego rachunku bankowego. Wpływy to księgowania po stronie Wn, wypływy to księgowania po stronie Ma.

Wyliczenia z obu źródeł muszą być identyczne. Jeżeli jest inaczej szukaj błędnie wprowadzonej pozycji WB (może przy wypływie zapomniano dodać minusa) lub błędnego księgowania (zamienione strony).

Analogiczne informacje znajdziesz sprawdzając Kasę jednostki, wprowadzone Raporty Kasowe w zderzeniu z księgowaniami na koncie analitycznym przypisanym do Kasy.