Szablony księgowań – jak używać i tworzyć własne

Szablon księgowania, to częściowy lub kompletny dekret zawierający wiele pozycji, gdzie każda pozycja określa konto i stronę księgowania.

Program do pełnej księgowości Krawiec FK, posiada kilkadziesiąt zdefiniowanych szablonów księgowań. Dotyczą one księgowania najczęstszych operacji w jednostce. Możliwe jest również tworzenie i zapisywanie własnych schematów.

Z poziomu zakładki Księgowość, a następnie Wprowadzanie i księgowanie dokumentów docieramy do sekcji Księgowanie dokumentów. W tabeli wyświetlane są wszystkie dokumenty edytowanego miesiąca, oczekujące na zaksięgowanie. Kliknięcie w wybrany dokument przełącza sekcję do trybu Księgowanie dokumentu -> dekretacja.

Zbudowanie dekretu na podstawie zdefiniowanego schematu, umożliwia zakładka Użyj szablonu.

Teraz, do wykonania pozostają trzy kroki:

1. Wybór szablonu księgowania z tabeli. Filtr podglądu, umieszczony powyżej tabeli, umożliwia zawężenie wyświetlanych szablonów do przykładowych (dostarczonych z programem) lub własnych. Kliknięcie w szablon podświetla go i prezentuje jego szczegóły w dodatkowej tabeli. Odczytać tu można numery kont i strony na które zaksięgowany byłby dokument.
2. Określenie kwoty dokumentu, która użyta zostanie wraz z wybranym szablonem. Można stosować różne szablony dla różnych kwot składowych dokumentu (netto, brutto, VAT) ale o tym za chwilę.
3. Użycie przycisku Dodaj do dekretu.

Użycie przycisku Dodaj do dekretu, nie uruchamia procesu zaksięgowania dokumentu. Pozycje szablonu trafiają jedynie do tabeli tworzonego dekretu, który nadal można edytować lub zaksięgować, jeżeli jest poprawny i kompletny.

Zapisując własne szablony księgowań, można im przypisać konkretne konta analityczne, co uczyni z nich schematy kompletne, nie wymagające żadnych korekt.

W przypadku dostarczonych szablonów przykładowych, często operują one na ogólnym wskazaniu syntetyki z opisem „NIE księgować bezpośrednio. Należy wybrać podrzędne konto analityczne, a tą pozycję dekretu usunąć”. Taka sytuacja występuje w powyższym przykładzie, więc trzeba dekret zmodyfikować.

Zmień zakładkę na Buduj element dekretu, zyskując dostęp do wszystkich kont. Pozycja „Rachunki bankowe” zbudowanego dekretu, oczekuje wskazania strony MA, analityki rachunku bankowego. Należy wybrać konto, zaznaczyć właściwą stronę i użyć przycisku Dodaj do dekretu.

Oczekiwana pozycja trafiła do tabeli tworzonego dekretu. Zbędną można usunąć poprzez jej wybór i użycie przycisku Usuń zaznaczone.

Załóżmy teraz, że konto 550 Twojego planu kont jest kontem ostatecznym, bez analityki. W takiej sytuacji wystarczy zmienić jego opis (ważne, bo opis trafia do dziennika chronologicznego księgowań) i dekret gotowy.

Zaksięgowanie dokumentu, zgodnie z utworzonym dekretem, nastąpi po kliknięciu pomarańczowej ikonki.

Jedną z możliwości utworzenia własnego szablonu księgowania jest jego zapis po zakończeniu tworzenia dekretu, bezpośrednio przed wydaniem polecenia zaksięgowania dokumentu.

Użycie przycisku Zapisz jako szablon, znajdującego się pod tabelą budowanego dekretu, otwiera okienko edycyjne umożliwiające określenie nazwy dla szablonu i opisu.

Przycisk Zapisz jako szablon może zostać użyty pod dwoma warunkami:

1. Każda pozycja dekretu operuje na tej samej kwocie
2. Strona WN dekretu równa się stronie MA

Tworzenie szablonów bez powyższych ograniczeń możliwe jest w sekcji Szablony księgowań.

Szablony księgowań posiadają swoją dedykowaną sekcję umożliwiającą:

• Dodawanie nowych szablonów
• Edycję istniejących
• Usuwanie zbędnych

Sekcja Szablony księgowań znajduje się w zakładce Księgowość -> Ustawienia dla edytowanego podmiotu.

Sekcja przełącza się do trybu dodawania nowego szablonu po kliknięciu pomarańczowej ikony, znajdującej się pod tabelą szablonów.

Tworząc nowy szablon określana jest jego nazwa, ogólny opis oraz dodawane są jego elementy. Każdy element składa się z numeru konta, strony księgowania i opisu.

Elementy szablonu, dodawane są przyciskiem do zbiorczej tabeli Definicja szablonu. Gotowy szablon zapisywany jest po kliknięciu pomarańczowej ikony, znajdującej się w prawym dolnym rogu sekcji.

Jeden szablon operować może wyłącznie na jednej kwocie ale dekret może zostać zbudowany z kilku różnych szablonów, dzięki czemu jest możliwość operowania na różnych kwotach.

Za żywy przykład niech posłuży szablon księgowania sprzedaży środka trwałego.

Warto zauważyć, że poszczególne szablony mają spójną nazwę, co znacząco ułatwia ich wykorzystanie. Budując własne układy pilnuj ich nazw tak, aby grupa szablonów układała się alfabetycznie jeden pod drugim.

Budowa dekretu z ich wykorzystaniem wygląda następująco. W pierwszej kolejności wykorzystany zostanie pierwszy szablon operujący na kwocie sprzedaży.

Tak więc kolejno, zakładka Użyj szablonu, następnie podświetlenie szablonu, wpisanie kwoty i przycisk Dodaj do dekretu.

Teraz analogicznie dodany zostanie szablon operujący na kwocie dotychczasowego umorzenia.

I ostatni szablon operujący na kwocie pozostałej nieumorzonej.

Finalnie zbudowany został dekret operujący na różnych kwotach z wykorzystaniem szablonów księgowania.