Podpisywanie sprawozdań finansowych

Sprawozdanie zostało przygotowane i zapisane do pliku xml. Czas na podpisanie sprawozdania finansowego.

Od 1 stycznia 2022 roku wchodzi w życie Art.52 2b, Ustawy o Rachunkowości. Nowelizacja umożliwia uproszczenie procedur i ograniczenie liczby osób, które muszą złożyć podpis pod sprawozdaniem finansowym.

W przypadku, gdy zarząd jest wieloosobowy, istnieje możliwość złożenia podpisu przez wyłącznie jednego członka zarządu pod warunkiem, że:

• pozostali członkowie zarządu oświadczyli, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie
• oświadczenie jednoznacznie wskazuje dokument, do którego się odwołuje (łącznie z podaniem daty i godziny podpisania sprawozdania przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych)
• oświadczenie zostało podpisane (dopuszczalna jest również wersja papierowa z podpisem odręcznym)
• oświadczenia dołączono do sprawozdania finansowego (jeżeli zostały przygotowane w formie papierowej, należy zapewnić ich elektroniczne kopie)

Ustawa o Rachunkowości narzuca obowiązek elektronicznego podpisania sprawozdania finansowego przez osobę sporządzającą oraz członków zarządu.

Wskazane są tu dwa narzędzia do podpisu elektronicznego, profil zaufany ePUAP oraz podpis kwalifikowany.

Do połowy marca 2019 roku KRS stał na stanowisku, że system eKRS przyjmuje dokumenty elektroniczne xml podpisane wyłącznie podpisem kwalifikowanym, a profil zaufany ePUAP nim nie jest.

To stanowisko uległo jednak zmianie i sprawozdanie finansowe można obecnie podpisać profilem zaufanym ePUAP.

Pierwsza możliwość to podpisanie pliku xml za pomocą platformy ePUAP.

Po zalogowaniu należy wybrać podmiot i przejść do miejsca oznaczonego „Moja skrzynka”, a następnie do folderu „Robocze”. Za pomocą przycisku „Dodaj plik z dysku” następuje wskazanie pliku xml sprawozdania, zapisanego na dysku komputera. Po wczytaniu pliku należy go zaznaczyć i wybrać przycisk „Podpisz”. Pozostałym osobom pozostaje zalogować się do ePUAP, przejść do folderu „Robocze” i podpisać ten sam plik.

Druga możliwość to podpisanie pliku na stronach przygotowanych przez MF: Podpisz dokument elektronicznie – wykorzystaj podpis zaufany

Każdy zestaw do podpisu kwalifikowanego posiada swoje oprogramowanie i w każdym proces ten będzie przebiegał trochę inaczej. Poniżej podajemy odnośniki do instrukcji składania podpisu wielokrotnego dla:

Certum – https://www.certum.pl/pl/wsparcie/cert_wiedza_skladanie_podpisu_wielokrotnego

CenCert – https://www.cencert.pl/Cz%C4%99sto%20zadawane%20pytania/#podpis_wiele_osob

W przypadku pytań i wątpliwości należy kontaktować się bezpośrednio ze swoim dostawcą podpisu kwalifikowanego:

Centrum Certyfikacji Kluczy CenCert
Enigma Systemy Ochrony Informacji Sp z o.o.
tel./fax: 22 720 7955
tel. kom.: 666 028 044
adres email: biuro@cencert.pl (obsługiwany w dni robocze)

Centrum Certyfikacji EuroCert
EuroCert Sp. z o.o.
+48 22 390 59 95
wsparcie@eurocert.pl
dział techniczny w dni robocze od poniedziałku do czwartku od 8:00 do 17:00 oraz w piątek od 8:00 do 16:00

Centrum Obsługi Podpisu Elektronicznego
Krajowa Izba Rozliczeniowa S.A.
tel. 22 545 55 55
e-mail: kontakt@kir.pl

CENTRUM USŁUG ZAUFANIA SIGILLUM PWPW S.A.
(+48) 22 464 79 79
infolinia czynna od poniedziałku do piątku w godzinach 7.00 – 16.30
sigillum@pwpw.pl

CERTUM – Powszechne Centrum Certyfikacji
infolinia@certum.pl

Od 1.01.2020 sprawozdanie finansowe można opatrzyć podpisem osobistym. Złożenie podpisu osobistego umożliwia dowód osobisty wydany po 4 marca 2019 roku

Sam fakt posiadania e-dowodu nie wystarczy. Aby mógł on posłużyć do składania podpisu, należy:

• Dysponować numerem PIN, czyli aktywować warstwę elektroniczną e-dowodu (w dowolnym urzędzie gminy).
• Nabyć czytnik e-dowodów.
• Zainstalować oprogramowanie do podpisywania dokumentów.