Sprawozdanie finansowe xml

Temat dotyczy sprawozdań finansowych xml, tworzonych po dniu 1 października 2018, przez podmioty zobligowane do składania ustrukturyzowanych, elektronicznych sprawozdań finansowych, nazywanych e sprawozdaniem (e sprawozdanie finansowe).

Ustawa o Rachunkowości narzuca również obowiązek elektronicznego podpisania sprawozdania finansowego przez osobę sporządzającą oraz członków zarządu.

Postanowiliśmy przygotować poradnik, aby w jednym miejscu powstała instrukcja krok po kroku jak przygotować plik elektronicznego sprawozdania finansowego xml, jak podpisać e sprawozdanie finansowe, gdzie przekazać i w jaki sposób tego dokonać.

Narzędzia

Większość programów finansowo księgowych, w tym program do pełnej księgowości Krawiec FK, przygotowuje podstawowe elementy sprawozdania finansowego jakimi są Bilans oraz Rachunek Zysków i Strat (RZiS).

Zgodnie z Ustawią o Rachunkowości (UoR), kompletne sprawozdanie finansowe może posiadać następujące elementy:

Wprowadzenie do sprawozdania finansowego
Bilans
Rachunek Zysków i Strat
Zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym
Zestawienie zmian w aktywach netto
Rachunek przepływów pieniężnych
Dodatkowe informacje i objaśnienia

Ustawa definiuje 6 zestawów elementów, z jakich powinno składać się sprawozdanie finansowe (załączniki od 1 do 6 UoR) w zależności od rodzaju jednostki.

Na tej bazie, oraz na podstawie odrębnych przepisów, Ministerstwo Finansów przygotowało 15 głównych schematów e sprawozdań finansowych:

Dla jednostek innych niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji (zgodne z załącznikiem 1 UoR)
Dla banków (zgodne z załącznikiem 2 UoR)
Dla zakładów ubezpieczeń i zakładów reasekuracji (zgodne z załącznikiem 3 UoR)
Dla jednostek mikro (zgodne z załącznikiem 4 UoR)
Dla jednostek małych (zgodne z załącznikiem 5 UoR)
Dla organizacji pozarządowych (zgodne z załącznikiem 6 UoR)
Dla alternatywnych spółek inwestycyjnych
Sprawozdanie finansowe domu maklerskiego
Skonsolidowane sprawozdanie finansowe grupy kapitałowej domu maklerskiego
Zakres informacji wykazywanych w sprawozdaniu finansowym kasy (SKOK)
Zakres informacji wykazywanych w sprawozdaniu finansowym małej kasy (SKOK)
Skonsolidowane sprawozdanie finansowe grup kapitałowych
Skonsolidowane sprawozdanie finansowe zakładów ubezpieczeń i zakładów reasekuracji
Dla emitentów z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej
Dla pozostałych jednostek zobowiązanych do składania sprawozdań finansowych do Szefa KAS

W rzeczywistości schematów jest 28, gdyż większość z wyżej wymienionych posiada dwie wersje. Jedną do zaprezentowania kwot pieniężnych w złotych, drugą w tysiącach złotych (dla jednostek operujących dużymi kwotami).

Każdy schemat zawiera główne elementy składowe sprawozdania, które czasami posiadają dodatkowe możliwości wyboru i rozszerzania. Elementy (wymagane lub opcjonalne) zawierają kolejne elementy i pola danych, na które nałożono różne restrykcje np. formatu przyjmowanych danych, czy obowiązku/braku obowiązku wypełnienia. Dodatkowo istnieją pola, dla których treścią jest binarny zapis dołączanych dokumentów.

Reasumując, bez odpowiedniego programu nie uda się przygotować poprawnego pliku xml sprawozdania finansowego.

Wychodząc naprzeciw potrzebom, stworzyliśmy program Krawiec e-Sprawozdania, który jako jedyny w Polsce (stan na marzec 2019) potrafi obsłużyć wszystkie 28 schematów sprawozdań elektronicznych, we wszystkich wewnętrznych kombinacjach, przewidywanych przez dany schemat.

Wygląd programu:

Okna robocze programu do e sprawozdania finansowego

Jak utworzyć plik xml sprawozdania finansowego

Proces tworzenia sprawozdania, w programie Krawiec e-Sprawozdania, rozpoczyna się od wyboru schematu.

Na powyższym zdjęciu widać ekran roboczy programu po wybraniu sprawozdania dla jednostek małych według załącznika 5. Lewa część ekranu to nawigacja po głównych elementach sprawozdania, prawa zawiera elementy podrzędne i pola danych, które należy wypełnić zgodnie z opisem.

Sprawozdanie zawiera wiele elementów i wypełnienie wszystkich może zająć sporo czasu. Z tego względu powstał wewnętrzny format zapisu do pliku spr. Pracę można przerwać w dowolnym momencie, zapisać i zamknąć program.

Przy ponownym uruchomieniu, po wybraniu z górnego menu pozycji Otwórz i wskazaniu pliku zapisu spr, nastąpi wczytanie wszystkich danych sprawozdania.

Kiedy praca nad sprawozdaniem dobiegnie końca można dokonać jego eksportu do pliku wynikowego xml, poprzez wybranie z górnego menu pozycji Eksport do pliku xml. Program sprawdzi poprawność wypełnienia pól sprawozdania i jeżeli nie znajdzie błędów wykona zadanie – plik xml zapisany zostanie w wybranej lokalizacji.